Contoh Notulen Rapat – Rapat adalah agenda penting pada setiap organisasi, lembaga, atau perusahaan untuk membahas berbagai persoalan dan mencari solusinya.
Hasil diskusi tersebut lalu dituangkan ke dalam notulen rapat yang beragam jenisnya. Untuk lebih jelasnya, simak beberapa contoh notulen rapat di bawah ini.
Pengertian Notulen Rapat
Salah satu indikator organisasi yang baik adalah seluruh kegiatannya terdokumentasi dengan baik. Termasuk di dalamnya adalah pencatatan kegiatan berupa rapat atau diskusi yang hasilnya didokumentasikan dalam bentuk notulen.
Oleh karena itulah, notulen menjadi hal yang harus ada dalam setiap rapat atau diskusi. Catatan ini dibuat dalam bentuk yang padat, singkat, dan sistematis sehingga seluruh hal penting yang dibahas di dalam rapat dapat dengan mudah diketahui dan dipahami siapa saja yang membacanya.
Orang yang menulis notulen disebut notulis. Seorang notulis harus dapat memahami dengan baik persoalan atau hal pokok yang sedang dibicarakan di dalam rapat. Hal ini penting agar notulis tidak salah dalam membuat catatan sepanjang rapat berlangsung sehingga bisa menimbulkan persepsi yang salah.
Fungsi Notulen Rapat
Ada banyak manfaat atau kegunaan dari sebuah notulen rapat yang perlu Anda ketahui sebelum menyimak contoh-contoh notulen rapat. Apa saja kegunaan notulen rapat? Mari simak penjelasan berikut ini.
1. Untuk Mendokumentasikan Rapat
Inilah fungsi utama notulen, yaitu untuk mendokumentasikan seluruh proses diskusi dan hasilnya. Bukan hanya itu, notulen juga mencatat detail pelaksanaan rapat, seperti waktu, tempat, pemimpin rapat, peserta rapat, dan hal penting lainnya.
Karena akan menjadi dokumen penting organisasi atau lembaga, notulen rapat harus ditulis secara ringkas, tetapi lengkap dan jelas. Selain itu, notulen juga harus disimpan dan disusun secara rapi berdasarkan kronologinya sehingga kapan pun dibutuhkan, dokumen ini mudah ditemukan.
2. Sebagai Pedoman Rapat Selanjutnya
Terkadang, pembahasan suatu masalah tidak selesai dalam satu kali pertemuan atau rapat sehingga diagendakan untuk dibahas kembali pada rapat berikutnya. Notulen bisa dijadikan sebagai pedoman penyelenggaraan rapat selanjutnya agar tetap berkesinambungan dengan rapat sebelumnya.
3. Sebagai Sumber Informasi bagi Undangan yang Tidak Hadir
Jika Anda diundang mengikuti rapat tetapi tidak bisa menghadirinya, notulen menjadi sumber informasi yang sangat memadai untuk mengetahui hal-hal pokok yang dibahas di dalam rapat beserta hasil dan kesimpulannya.
4. Alat untuk Mengukur Keberhasilan Rapat
Setiap rapat diadakan dengan tujuan tertentu sebagaimana tercantum di dalam undangan rapat dan juga dituangkan di dalam notulen rapat. Dengan catatan yang ada, pimpinan dapat mengetahui apakah tujuan rapat tercapai atau tidak.
5. Untuk Mengingatkan Peserta Rapat
Pada rapat berikutnya, biasanya pemimpin rapat akan membacakan notulen rapat sebelumnya. Hal ini berguna untuk mengingatkan kembali para peserta rapat tentang poin-poin yang sudah dibahas sebelumnya sehingga waktu tidak terbuang percuma untuk membahas ulang hal yang sama.
6. Sebagai Alat Bukti
Pada kasus tertentu, bukan tidak mungkin sebuah lembaga atau organisasi menghadapi masalah hukum. Salah satu alat bukti yang bisa digunakan di pengadilan adalah notulen rapat jika hal yang diperkarakan menyangkut sesuatu yang pernah didiskusikan atau disepakati bersama di dalam sebuah rapat.
Format Notulen Rapat
Notulen rapat memiliki format yang sederhana dan mudah dibuat. Meski demikian, banyak juga orang yang belum mengetahui cara membuat notulen rapat yang benar. Terlebih lagi, tidak semua organisasi memiliki form khusus notulen rapat sehingga notulis hanya tinggal mengisinya.
Lalu, bagaimana cara yang benar untuk membuat notulen rapat? Notulen rapat yang baik harus memuat hal-hal berikut ini.
1. Kop Organisasi/Lembaga/Perusahaan
Untuk organisasi yang cukup besar, notulen ditulis di atas kertas yang dilengkapi kop surat di bagian atasnya. Kop surat berisi logo, nama, alamat lengkap, dan nomor kontak organisasi, lembaga, atau perusahaan. Namun, pada organisasi kecil atau nonformal, notulen ditulis di atas kertas tanpa kop surat.
2. Detail Kegiatan Rapat
Bagian selanjutnya dari notulen rapat adalah keterangan lengkap mengenai kegiatan rapat yang dilaksanakan. Keterangan ini meliputi hari dan tanggal rapat, waktu pelaksanaan, tempat penyelenggaraan, agenda, dan jumlah peserta rapat.
3. Isi Notulen
Di bawah detail kegiatan rapat, notulis harus menuliskan isi notulen yang merupakan bagian terpenting dari notulen rapat. Isi notulen terdiri dari usulan, tanggapan, serta hasil kegiatan rapat tersebut. Notulis tidak perlu menuliskan secara lengkap jalannya diskusi, cukup poin-poin pentingnya saja.
4. Tanda Pengesahan
Sebagai dokumen resmi organisasi/lembaga, notulen rapat harus ditandatangani oleh pimpinan rapat dan notulis. Tanda tangan ini menjadi bukti bahwa notulen dibuat sesuai dengan hasil rapat. Notulen rapat juga biasanya dilengkapi daftar hadir berisi nama dan tanda tangan peserta rapat.
Contoh Notulen Rapat Kantor
Dalam sebuah kantor, besar maupun kecil, rapat dibutuhkan untuk membahas berbagai permasalahan yang dihadapi. Contohnya adalah masalah penurunan kinerja karyawan. Karena sangat berpengaruh terhadap kondisi perusahaan atau lembaga, rapat pun perlu diadakan untuk mencari solusinya.
Notulen Rapat
CV Juara Ekspedisi
Agenda Rapat : Membahas Strategi Peningkatan Kinerja Karyawan
Hari/Tanggal : Rabu, 17 Maret 2018
Waktu : Pk. 10.00–12.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Kantor
Pemimpin Rapat : Bpk Indra Setiaji selaku Direktur
Notulis : Vinka Arnita
Notulen Rapat :
Untuk meningkatkan kinerja karyawan, pihak kantor harus terus memberikan motivasi agar karyawan lebih giat lagi dalam bekerja. Selain itu, akan dilakukan juga peningkatan fasilitas kantor dan insentif bagi karyawan berprestasi.
Contoh Notulen Rapat Kantor Pemerintahan
Kantor pemerintahan juga sangat lekat dengan kegiatan rapat. Makin tinggi tingkat pemerintahan, makin banyak pula hal yang perlu didiskusikan dan diputuskan di dalam rapat. Berikut ini adalah contoh notulen rapat kantor Bappeda Kota Ambon.
PEMERINTAH KOTA AMBON
BADAN PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH (BAPPEDA)
Jl. Jend. A. Yani No. 7 Ambon, Telp. 0911-87655280
NOTULEN
1. NAMA KEGIATAN:
Hari/Tanggal : Rabu, 21 Februari 2018
Waktu Rapat : Pk. 08.00–11.00 WITA
Tempat : Ruang Rapat Bappeda Kota Ambon
Acara : Rapat Persiapan Pelaksanaan Musrenbang Kelurahan dan Kecamatan Tahun 2019
2. KEGIATAN
– Kegiatan dibuka oleh Kepala Bappeda Kota Ambon.
– Seluruh program tahun 2018 harus masuk ke dalam Musrenbang online.
– Untuk tahun anggaran 2018, SKPD sudah mengalokasikan anggaran khusus untuk usulan Musrenbang.
– Di tingkat kelurahan, Musrenbang akan didampingi BPM.
– Musrenbang Kelurahan paling lambat dilaksanakan pada tanggal 01 Maret 2018.
– Khusus untuk Musrenbang Kelurahan, kewenangan untuk menyeleksi usulan dari kelurahan akan dilimpahkan dari Bappeda ke kecamatan.
KECAMATAN NUSANIWE
Kecamatan Nusaniwe sudah beberapa kali mengajukan usulan pembangunan sarana olahraga, tetapi tidak pernah diakomodasi, padahal sarana tersebut bisa mempersatukan para pemuda yang ada di kecamatan tersebut.
KECAMATAN SIRIMAU
Di kecamatan ini, sudah ada kelurahan yang menyatakan siap untuk melaksanakan Musrenbang. Apakah hal ini melanggar karena mendahului tanggal yang ditetapkan?
Kami membutuhkan data usulan yang sudah terakomodasi.
Perlu ada penjelasan mengenai anggaran sebesar satu miliar rupiah kepada forum LPM di kecamatan.
Pemimpin Rapat Notulis
Drs. Alexander Ayawaila, M.Sc. Frans da Costa, S.T.
Contoh Notulen Rapat Perusahaan
Rapat bagi sebuah perusahaan merupakan bagian penting yang berpengaruh pada kemajuan perusahaan. Di dalam rapat, sebuah perusahaan bisa mengevaluasi kinerja atau merencanakan kegiatan yang mendukung pencapaian tujuan perusahaan seperti contoh berikut ini.
Abadi Group
Jakarta Pusat
Hari/Tanggal : Senin, 15 Mei 2018
Waktu : 13.00–14.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Abadi Group
Pemimpin Rapat : Husni Safrizal
Jumlah Peserta : 33 orang
Materi Rapat : Pembahasan tentang rencana Lomba Merancang Logo Perusahaan
Kegiatan Pembukaan :
a. Rapat dibuka oleh Husni Safrizal
b. Sambutan disampaikan oleh Manajer Abadi Group
Hasil Keputusan Rapat:
Berdasarkan rapat yang telah diadakan pada hari Senin, 15 Mei 2018, perusahaan akan menyelenggarakan Lomba Desain Logo. Lomba ini akan dimulai pada tanggal 25 Mei 2018 hingga 25 Juni 2018 dengan ketua pelaksana Sdr. Almer Alfajri.
Pemimpin Rapat Notulis
Husni Safrizal Winda Rahayu
Contoh Notulen Rapat Sekolah
Tenaga pengajar di sekolah pun sering kali mengadakan rapat untuk membahas hal-hal yang terkait dengan proses belajar-mengajar. Topik rapat sekolah pun sangat banyak, mulai dari penetapan peraturan sekolah, penentuan tanggal ujian, rencana kegiatan sekolah, atau murid yang bermasalah.
Bagi Anda yang berprofesi sebagai guru dan sering dipercaya untuk menjadi notulis, berikut salah satu contoh notulen rapat sekolah untuk menentukan tanggal ujian akhir semester.
NOTULEN RAPAT GURU
SMP NEGERI 2 CIREBON
Hari/Tanggal : Selasa, 3 September 2019
Waktu : Pukul 13.00–14.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Guru
Pemimpin Rapat : Dedi Damanhuri, S.Pd.
Jumlah Peserta : 20 orang
Materi Rapat : Penetapan tanggal Ujian Tengah Semester I
Kegiatan Pembukaan:
a. Rapat dibuka oleh Dedi Damanhuri, S.Pd.
b. Sambutan dari Kepala Sekolah SMP Negeri 2 Cirebon
Hasil Keputusan Rapat:
Berdasarkan hasil rapat yang sudah dilaksanakan pada hari Selasa, 3 September 2019, maka Ujian Tengah Semester I tahun ajaran 2019/2020 akan dilaksanakan pada hari Senin–Jumat tanggal 23–27 September 2019. Ujian ini akan diikuti seluruh siswa SMP Negeri 2 Cirebon dari kelas VII–IX.
Pemimpin Rapat Notulis
Dedi Damanhuri, S.Pd. Rina Indriani, S.Pd.
Contoh Notulen Rapat Desa
Desa merupakan kesatuan masyarakat yang memiliki batas wilayah tertentu. Masyarakat desa memiliki hak untuk mengatur dan mengurus urusan pemerintahan dan kepentingan masyarakat setempat. Agar hal tersebut bisa dilakukan dengan baik, rapat menjadi salah satu kegiatan yang perlu dilaksanakan.
Ada banyak hal yang dibahas dalam rapat desa. Contohnya adalah perencanaan agenda kegiatan yang akan dilaksanakan selama satu tahun, peraturan yang akan diberlakukan, penetapan dan sebagainya. Berikut ini contoh notulen rapat desa dalam rangka penetapan pemenang lomba kebersihan tingkat RT.
Notulen Rapat Desa Mekar Sari
Hari/Tanggal : Sabtu, 08 April 2019
Waktu : Pukul 08.00–10.00 WIB
Tempat : Aula Kantor Kepala Desa Mekar Sari
Pemimpin Rapat : Angga Kurniadi
Jumlah Peserta : 12 orang
Materi Rapat : Penetapan pemenang lomba kebersihan tingkat RT
Kegiatan Pembukaan:
c. Dibuka oleh Ketua Panitia Lomba Kebersihan Tingkat RT
d. Sambutan dari Kepala Desa Mekar Sari
Hasil Keputusan Rapat:
Dalam rapat ini, seluruh peserta telah bersepakat untuk memutuskan pemenang lomba kebersihan tingkat RT di Desa Mekar Sari tahun 2019 adalah RT 05 dengan perolehan nilai sebesar 892. Adapun penghargaan dan hadiah akan diberikan pada hari Rabu, 12 April 2019.
Pemimpin Rapat Notulis
Rahmat Subagja Eni Kurniasih
Contoh Notulen Rapat OSIS
Setiap sekolah tingkat menengah, baik SMP maupun SMU, pasti memiliki organisasi yang dinamakan Organisasi Siswa Intra Sekolah (OSIS). Dalam menjalankan fungsinya, para pengurus maupun anggota organisasi ini sering mengadakan pertemuan untuk membahas berbagai macam agenda.
Rapat OSIS diadakan untuk membahas kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan selama setahun, membentuk kepanitiaan acara tertentu, membahas laporan pertanggungjawaban, dan sebagainya. Berikut ini contoh notulen rapat OSIS tentang pembentukan kepanitiaan peringatan Hari Guru.
Notulen Rapat OSIS SMA Negeri 5 Bogor
Hari/Tanggal : Jumat, 11 November 2018
Waktu : Pukul 14.00–16.00 WIB
Tempat : Sekretariat OSIS SMA Negeri 5 Bogor
Pemimpin Rapat : Muhammad Salman
Jumlah Peserta : 25 orang
Materi Rapat : Pembentukan Panitia Peringatan Hari Guru Nasional
Kegiatan Pembukaan :
1. Dibuka oleh Ketua OSIS
2. Sambutan oleh Pembina OSIS
Hasil Rapat:
1. Acara peringatan Hari Guru di SMA Negeri 5 Bogor akan dilaksanakan pada hari Senin, 25 November 2018
2. Para peserta rapat telah menyepakati pembentukan kepanitiaan untuk peringatan Hari Guru dengan susunan sebagai berikut.
1. Ketua Panitia : Deva Fadillah
2. Sekretaris : Fatiya Khairani
3. Bendahara : Aqila Putri
4. Seksi Acara : Dayana Hadad
5. Seksi Humas : Laga Alkenza
6. Seksi Perlengkapan : Banyu Hanafi
7. Seksi Konsumsi : Tiara Altafunnisa
Kegiatan rapat ini ditutup oleh Ketua OSIS pada pukul 16.00 WIB
Pimpinan Rapat Notulis
Muhammad Salman Tasya Amanda Putri
Contoh Notulen Rapat Koordinasi
Istilah rapat koordinasi atau disingkat rakor pasti sudah sering Anda dengar. Jenis rapat yang satu ini sangat dikenal di kalangan kantor pemerintahan maupun organisasi. Biasanya, rakor merupakan rapat besar yang dihadiri kepala instansi atau ketua organisasi beserta seluruh bawahan/anggotanya.
Rapat ini sangat penting karena dilakukan untuk mendiskusikan kegiatan atau hal besar yang membutuhkan pendapat dari seluruh elemen organisasi atau lembaga tersebut. Contohnya adalah rapat koordinasi untuk menentukan program kerja seperti pada contoh notulen berikut ini.
Notulen Rapat OSIS SMA Negeri 5 Bogor
Hari/Tanggal : Sabtu, 14 Agustus 2018
Waktu : Pukul 08.00–11.00 WIB
Tempat : Auditorium Universitas Alpha Beta Depok
Pemimpin Rapat : Fadhil Hakiki
Jumlah Peserta : 72 orang
Materi Rapat : Penetapan Tanggal Program Kerja Keluarga Mahasiswa di Universitas Alpha Beta
Hasil Keputusan Rapat:
Pentapan Penanggalan
1. UKM Pencinta Alam memiliki program kerja berupa pendidikan lingkungan yang akan dilaksanakan pada tanggal 10 September 2018 dan mendaki gunung bersama untuk seluruh civitas academica Universitas Alpha Beta pada tanggal 17 September 2018.
2. UKM KMI (Keluarga Mahasiswa Islam) memiliki program kerja Festival Seni Islam yang akan dilaksanakan pada tanggal 11 September 2018, tablig akbar pada tanggal 22 September 2018, dan program rutin berupa kajian muslimah setiap hari Jumat dan diskusi Islam setiap hari Minggu di pekan pertama setiap bulan.
3. UKM Basket memiliki program kerja latih tanding yang diadakan setiap awal bulan selama tahun 2018/2019.
4. UKM Voli memiliki program kerja latih tanding yang diadakan setiap hari Minggu dan lomba voli antarjurusan di Universitas Alpha Beta pada tanggal 05–07 Oktober 2018.
5. UKM Futsal memiliki program kerja latih tanding setiap hari Minggu dan kompetisi Alpha Beta Cup pada minggu ketiga bulan September 2018.
6. UKM Robotik memiliki program kerja kontes robotik se-Indonesia yang akan diselenggarakan pada tanggal 4 September 2018, latihan rutin setiap Jumat sore di Auditorium Universitas Alpha Beta dan mengikuti beberapa ajang kontes robotik di Indonesia.
7. UKM Kesenian akan menyelenggarakan Pagelaran Seni Tradisional pada tanggal 01–02 November 2018 dan mengadakan latihan rutin setiap hari Rabu sore.
Pemimpin Rapat Notulis
Hanif Raditya Sofia Permata
Contoh Notulen Rapat Seminar
Sama halnya dengan kegiatan diskusi, sebuah seminar juga membutuhkan catatan di akhir acara yang salah satunya berguna untuk menyimpulkan seluruh rangkaian acara yang diadakan. Jika Anda dipercaya menjadi notulis dalam suatu seminar, contoh notulen berikut ini bisa dijadikan referensi.
NOTULEN
Tema Seminar : Komunikasi dalam Islami
Hari : Selasa, 12 April 2018
Pukul : 09.00 WIB–selesai
Tempat : Ballroom Hotel Sekar Indah
Notulis : Azizah Nurfarida
Notulen Seminar :
Komunikasi dalam Islam dibangun berdasarkan prinsip dan landasan nilai-nilai Islam yang damai, santun, dan ramah. Baik sebagai komunikan maupun komunikator, kita harus mampu menghadirkan kenyamanan dalam berkomunikasi dengan pihak mana pun. Alquran dan sunah menjadi pedoman utama dalam membentuk karakter komunikasi dalam Islam.
Pemandu Seminar Notulis
Ahmad Zakiy Elfira Kamilia
Contoh Notulen Rapat Unit Kegiatan Mahasiswa
Sebagai sebuah organisasi kampus, unit kegiatan mahasiswa juga tidak lepas dari kegiatan rapat, baik yang bersifat rutin maupun insidental. Rapat UKM bisa berupa rapat internal di masing-masing unit maupun melibatkan seluruh unit yang ada di kampus tersebut. Berikut contoh notulen rapat UKM.
Rapat Persiapan Peringatan Dies Natalis Universitas
Hari/Tanggal : Rabu, 27 November 2018
Waktu : Pukul 14.00–16.15 WIB
Tempat : Auditorium Universitas
Materi Rapat : Persiapan Acara Peringatan Dies Natalis Universitas
Rapat persiapan dihadiri oleh:
– Pimpinan rapat : Dendi Arga Kusuma
– Notulis : Bagas Setiawan
– Peserta : 17 orang
Pelaksanaan Rapat:
Kegiatan Pembukaan:
– Rapat dibuka oleh Ketua UKM;
– Sambutan dari pihak rektorat;
– Dalam sambutannya, rektor menyarankan agar panitia kegiatan terdiri dari perwakilan setiap jurusan yang ada di lingkungan universitas;
– Setiap UKM yang ada di universitas harus terlibat sebagai pengisi acara.
Acara Inti:
Pembentukan Panitia Pelaksana
Dengan memperhatikan arahan dari pihak rektorat, panitia pelaksana Peringatan Dies Natalis Universitas terdiri dari:
– Ketua : Budi Sutrisno
– Sekretaris : Deka Ananda
– Bendahara : Maulida Yustisia
– Seksi Acara : Angga Wicaksana dibantu beberapa orang, yaitu:
1. Arman Rido
2. Ernita Sihombing
3. Abdul Salam
4. Andini Lestari
5. Wendy Saputra
Pelaksanaan Acara:
– Persiapan : 01–05 Desember 2018
– Rapat Kepanitiaan : 07 Desember 2018
– Pelaksanaan : 15 Desember 2018
Penutup:
Kegiatan rapat ini ditutup oleh Ketua UKM selaku pimpinan rapat pada pukul 16.15 WIB.
Ttd
Notulis
Sebagai seorang notulis, Anda harus menuliskan hasil rapat secara objektif, tidak memihak atau menuangkan gagasan sendiri.
Notulen harus murni merupakan hasil diskusi yang terjadi di dalam rapat. Semoga contoh notulen rapat di atas bisa membantu Anda membuat notulen yang baik dan benar.
