Contoh Surat Permohonan Bantuan – Sebuah organisasi harus memiliki sistem administrasi yang baik. Terutama dalam hal surat-menyurat, yang menjadi salah satu urat nadi operasional organisasi, apapun bentuknya. Surat-menyurat menjadi faktor penting untuk bisa menilai kinerja organisasi secara keseluruhan.
Salah satu dokumen yang cukup sering dikeluarkan oleh organisasi adalah surat permohonan bantuan. Biasanya, dokumen ini dirilis ketika organisasi menyelenggarakan kegiatan, yang membutuhkan partisipasi dari pihak lain. Baik itu organisasi lain ataupun perseorangan.
Pengertian Surat Permohonan Bantuan
Apakah pengertian dari surat permohonan bantuan? Secara umum, surat permohonan bantuan adalah salah satu bentuk komunikasi tertulis antar institusi, yang pembuatannya dimaksudkan dalam rangka meminta partisipasi atau dukungan dari pihak lain.
Sifat dokumen ini bisa formal atau nonformal, tergantung kepentingan dan subjek yang merilis surat permohonan bantuan tersebut. Jenis bantuan yang dimaksud pun bisa bermacam-macam bentuknya, baik berupa barang maupun jasa, tergantung kebutuhan organisasi.
Sebagai contoh ketika sebuah organisasi pemuda ingin mengadakan acara peringatan HUT Kemerdekaan RI dan membutuhkan sarana ruang rapat di kelurahan. Maka penanggungjawabnya melayangkan surat permohonan bantuan peminjaman gedung tersebut.
Surat permohonan ini ditujukan kepada pemilik, pengurus, atau penanggung jawab ruangan rapat. Setelah dokumen resmi diterima dan mendapatkan persetujuan, barulah organisasi pemuda tadi dapat menindaklanjuti segala hal terkait penggunaan gedung yang dimaksud.
Format Surat Permohonan Bantuan
Pada umumnya, surat permohonan bantuan tertulis dalam format resmi. Pasalnya, surat ini bukan hanya berfungsi sebagai sarana komunikasi, tetapi nantinya juga menjadi arsip yang berguna untuk operasional organisasi di masa depan.
Surat tersebut bertujuan untuk mengutarakan maksud, yaitu permohonan bantuan, yang ditulis secara baik. Penyusun surat harus memperhatikan betul struktur bahasa yang digunakan, mulai dari pemilihan kata hingga penggunaan ejaan, sesuai panduan menulis surat resmi.
Sebuah surat resmi wajib ditulis dalam format baku, yakni memiliki kelengkapan unsur-unsur penyusunnya, seperti kop surat, nomor surat, perihal, isi, dan beberapa tanda tangan. Secara lebih detail, berikut kelengkapan unsur dari sebuah surat resmi.
1. Identitas Organisasi
Dalam penulisan surat resmi, identitas organisasi umumnya terletak di bagian paling atas. Bentuknya berupa kepala atau kop surat yang menampilkan identitas organisasi, mulai dari nama, logo, sampai alamat lengkap, baik alamat sekretariat maupun elektronik.
2. Identitas Surat
Sedikitnya ada lima unsur penting dari identitas surat. Poin ini ditempatkan persis setelah identitas organisasi. Secara berurutan, yaitu nomor surat, tanggal surat, maksud dan tujuan, lampiran, dan identitas dari pihak yang dituju.
- Nomor surat berfungsi sebagai identitas surat. Bentuknya berupa kode-kode tertentu, sesuai kebijakan organisasi dan dituliskan di bagian kiri setelah kop surat. Fungsi penamaan kode ini untuk memudahkan pengarsipan dan pelacakan.
- Tanggal surat ditempatkan di sebelah kanan pada posisi sejajar dengan nomor surat. Tanggal ditetapkan pada saat surat tersebut dilayangkan, biasanya didahului dengan nama daerah, sesuai dengan domisili organisasi.
- Maksud dan tujuan umumnya dituliskan dengan kata ganti ‘Hal’ atau ‘Perihal’. Di sini penyusun surat mengawali penjelasan dari maksud dan tujuan dilayangkannya surat. Mengungkapkan poin paling pokok dari isi surat tersebut.
- Lampiran adalah dokumen yang disertakan bersamaan dengan surat. Dokumen tersebut berhubungan dengan isi surat, yang biasanya juga dipersyaratkan oleh penerimanya. Penulisan lampiran dalam bentuk angka sejumlah lembar dokumen yang disertakan.
- Identitas penerima tak perlu dicantumkan secara lengkap. Diawali dengan kata ‘Kepada’, diikuti ‘Yth’ dan jabatan atau nama penerima. Lalu dilanjutkan dengan alamat penerima, yaitu alamat kantor atau sekretariat organisasi.
3. Badan Surat
Secara umum, badan surat terbagi menjadi tiga bagian, yaitu pembuka, isi, dan penutup. Pembuka berisi kata-kata sapaan resmi dan dilanjutkan dengan latar belakang atau pendahuluan singkat yang menggiring pembaca pada maksud dari isi surat.
Bagian isi mencantumkan maksud dan tujuan surat dilayangkan. Pada bagian inilah permohonan bantuan diutarakan secara eksplisit, tetapi masih menggunakan gaya bahasa sopan dan formal.
Permohonan sebaiknya dituliskan secara lugas, menggunakan kalimat-kalimat efektif, sistematis, dan logis. Maksud dan tujuan diutarakan perlahan secara berurutan. Serta memakai pilihan kata yang benar-benar mudah dimengerti oleh penerima surat.
Sedangkan, bagian penutup biasanya berisi kesimpulan atau pernyataan yang menegaskan kembali isi surat.
Bagian ini juga berfungsi sebagai salam penutup yang disertai kerendahhatian pengirim surat, berupa permohonan maaf dan ucapan terima kasih kepada penerima.
4. Kelengkapan Lainnya
Pada surat resmi, selalu dicantumkan nama penyusun surat dan penanggung jawab tertinggi organisasi. Masing-masing personel tersebut membubuhkan nama terang, jabatan, nomor induk (bila ada), serta tanda tangan dan stempel asli organisasi.
Bagian akhir juga disertai kolom ‘Tembusan’, apabila pengirim menghendaki salinan surat tersebut untuk diketahui oleh sejumlah pihak, selain yang telah tercantum pada poin ‘Identitas Penerima’. Tembusan ditulis pada sebelah kiri di bagian paling bawah surat.
Bagaimana? Sejauh ini, apakah Anda sudah mendapatkan gambaran tentang cara menulis surat permohonan bantuan resmi yang baik dan benar? Kalau belum, sebaiknya Anda menyimak beberapa contoh di bawah ini.
Contoh Surat Permohonan Bantuan Barang
UNIT KEGIATAN MAHASISWA ORGANISASI PECINTA FOTOGRAFI (OPF)
UNIVERSITAS NEGERI LOS ANGELES
Jalan Abraham Lincoln No. 24, Los Angeles, California
Telp: 0341-575757
Los Angeles, 5 Agustus 2019
Nomor : 004/IX/OPF/2019
Lampiran : – Proposal 1 (satu) eksemplar
– Salinan undangan EPB 1 (satu) lembar
Hal : Permohonan Bantuan Kamera
Kepada Yth,
Pembantu Rektor 3 Urusan Kemahasiswaan
Universitas Negeri Los Angeles
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan digelarnya kegiatan internasional Ekspedisi Bidik Papua pada 24 Februari 2020, yaitu untuk memotret lebih dekat keindahan alam Papua, demi meningkatkan potensi wisata daerah tersebut, maka kami ingin memberitahukan bahwasanya OPF berencana mengirimkan dua orang anggota sebagai wakil Universitas untuk mengikuti ekspedisi tersebut.
Namun, rencana tersebut tak akan bisa terwujud tanpa adanya dukungan dari pihak Universitas. Oleh sebab itu, kami mengirimkan surat ini dengan maksud untuk mengajukan permohonan bantuan barang berupa Kamera Digital bermutu tinggi, demi menghasilkan foto-foto berkualitas.
Demikian surat permohonan dari kami. Besar harapan kami selaku pengurus agar Universitas mengabulkan permohonan ini. Atas perhatian dan kebijaksanaannya, kami ucapkan terima kasih.
Mengetahui,
Pembina UKM Ketua UKM OPF
Mr. Charles Nikon Lois W. Tremolo
Contoh Surat Permohonan Bantuan Buku Perpustakaan
IKATAN PENGHUNI LAPAS SHAWSHANK
Jalan Frank Darabont No. 1, Oklahoma State
Telp: +1 480 001
Shawshank, 12 Mei 1946
Nomor : 001/1946/05/SSP/LIB
Lampiran : –
Hal : Permohonan Bantuan Buku Perpustakaan
Kepada Yth,
Dinas Sosial Negara Bagian Oklahoma
Negara Kesatuan Amerika Serikat
di Tempat
Dengan hormat,
Berkaitan dengan kesejahteraan penghuni Lapas Shawshank di Negara Bagian Oklahoma, kami ingin memberitahukan bahwa kondisi perpustakaan kami cukup memprihatinkan. Para penghuni lapas tak lagi gemar membaca, sebab koleksi buku begitu buruk dan usang.
Untuk itulah, saya Andy Dufresne, selaku Ketua Ikatan Penghuni Lapas Shawshank, ingin mengajukan permohonan bantuan buku perpustakaan kepada Dinas Sosial Negara Bagian Oklahoma. Kami akan menerima segala jenis buku, baik baru maupun bekas. Asalkan masih layak pakai dan dapat terbaca dengan baik.
Kami berharap semoga partisipasi Dinas Sosial dapat memberi kami secercah harapan di masa depan, serta membuat kualitas hidup kami di dalam lapas menjadi sedikit lebih baik. Demikian surat permohonan bantuan kami. Terima kasih telah meluangkan waktu membaca keluhan ini.
Mengetahui,
Kepala Lapas Shawshank Ketua Ikatan Penghuni Lapas Shawshank
Samuel Norton Andy Dufresne
Contoh Surat Permohonan Bantuan Dana Kegiatan 17 Agustus
KOP SURAT
Nomor : 001/HUT-RI/1995 Malang, 16 Juli 1995
Lampiran : Proposal kegiatan 1 (satu) eksemplar
Hal : Permohonan Bantuan Dana
Kepada Yth,
Warga Pemilik Usaha
di lingkungan wilayah RW 04
Kelurahan Gading Kasri
Dengan hormat,
Dalam rangka memperingati HUT Kemerdekaan RI, Indonesia Emas yang ke-50, kami selaku pengurus lingkungan RW 04 Kelurahan Gading Kasri akan menyelenggarakan kegiatan, baik berupa seremonial, kerja bakti, maupun agenda meriah lainnya. Untuk itu, kami bermaksud mengajukan permohonan bantuan dana demi terselenggaranya berbagai kegiatan tersebut.
Bersama surat ini, kami lampirkan pula satu bendel proposal, lengkap berisi rencana kegiatan, susunan panitia, serta anggaran dan alokasi dana yang dibutuhkan selama kegiatan. Nantinya, kami juga akan menyampaikan pertanggungjawaban dan laporan penggunaan dana secara transparan, segera setelah seluruh rangkaian kegiatan terlaksana.
Besar harapan kami kepada seluruh warga RW 04 Kelurahan Gading Kasri untuk dapat berpartisipasi aktif dalam rangkaian kegiatan tersebut. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih. Semoga amal kita semua diterima oleh Tuhan YME.
Ketua Panitia Bendahara
Endang Sri Martini Johan Budianto
Mengetahui,
Ketua RW 04 Kel. Gading Kasri
Drs. H. M. Zulkarnain
Contoh Surat Permohonan Bantuan Pembangunan Masjid
TAKMIR MASJID AL- QUDS NEW DELHI
Jl. Taj Mahal No. 99, New Delhi
Telp. 061-123456; Fax. 061-123456
Nomor : 123/AQ/DN/04/2039 Medan, 1 April 2039
Perihal : Permohonan Bantuan Dana
Lampiran : 1 Bundel Proposal
Kepada Yth,
Bapak Walikota New Delhi
di Tempat
Assalamu’alaikum wr.wb.
Dengan hormat,
Teriring rasa syukur kami panjatkan ke hadirat Allah Swt. atas limpahan rahmat dan karunia-Nya. Serta salawat dan salam kepada Rasul junjungan kita, Muhammad saw.
Sehubungan dengan rehabilitasi bangunan Masjid Al-Quds New Delhi di Jalan Taj Mahal No. 99, New Delhi yang telah dimulai awal April 2039 sampai selesai. Maka dengan ini, kami selaku Takmir Masjid Al-Quds bermaksud mengajukan permohonan bantuan dana kepada Bapak Walikota New Delhi demi terselenggaranya rehabilitasi tersebut. Kami lampirkan pula satu eksemplar proposal sebagai dokumen pendukung kegiatan ini. Lengkap dengan alokasi dana dan jumlah yang diperlukan hingga proses rehabilitasi tuntas.
Demikian, kami haturkan beribu terima kasih atas diterimanya surat ini. Insyaallah kami dapat melaksanakan amanah dengan sebaik-baiknya. Semoga Allah Swt menerima semua amal ibadah kita.
Wassalamu’alaikum wr.wb.
Hormat Kami,
Penanggung Jawab
Rahul Sulaiman
Contoh Surat Permohonan Bantuan Dana Pendidikan
Jakarta, 16 Desember 2019
Perihal : Permohonan Bantuan Dana Pendidikan
Lampiran : 9 (Sembilan) Lembar
Kepada Yth,
Bapak Rektor Universitas Indonesia
di Tempat
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Intan Nuraini
NIM : 8941524119
Program Studi : Ilmu Matematika
Fakultas : MIPA
Telepon : 08311004921
Alamat : Jalan Banjaran Pucung No. 66, Depok
Dengan ini mengajukan permohonan bantuan dana pendidikan dari program Beasiswa Badan Amil Zakat Nasional (BAZNAS) tahun 2019. Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan:
1. Formulir Permohonan Beasiswa BAZNAS
2. Salinan Kartu Tanda Mahasiwa (KTM)
3. Salinan Kartu Rencana Studi (KRS)
4. Salinan Kartu Hasil Studi (KHS)
5. Salinan KTP dan Kartu Keluarga
6. Surat Pernyataan
7. Surat Keterangan Tidak Mampu dari Lurah
8. Salinan Piagam dan Penghargaan
9. Salinan Buku Tabungan
Demikian surat permohonan ini saya buat dan ajukan dengan sebenar-benarnya. Atas perhatian dan kebijaksanaan Bapak, saya ucapkan terima kasih.
Hormat Saya,
Intan Permatasari.
Contoh Surat Permohonan Bantuan Dana PHBI
KOP SURAT
Nomor : 024/GAL/X/2001 Majalengka, 04 Oktober 2001
Kepada Yth,
Para Dermawan
Warga Desa Sidarukun
di Tempat
Salam Sejahtera,
Semoga Tuhan senantiasa menganugerahkan rahmat dan bimbingannya kepada kita semua.
Pertama-tama, kami ingin memberitahukan bahwa tanggal 03 November 2001 bertepatan dengan Hari Raya Galungan bagi umat Hindu. Sehubungan dengan hal tersebut, kami berharap para dermawan sekalian dapat berpartisipasi menyukseskan kegiatan tersebut, yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : Minggu, 06 Agustus 2001
Tempat : Pura Agung
Waktu : 10.00 s/d selesai
Mengingat kami memiliki keterbatasan dana. Maka dari itu, kami bermaksud mengetuk hati para dermawan sekalian agar berkenan menyisihkan sebagian hartanya demi terselenggaranya agenda tersebut.
Demikian surat permohonan bantuan dana ini kami sampaikan. Teriring doa dari kami selaku panitia perayaan Hari Raya Galungan Pura Agung. Kami haturkan pula beribu terima kasih atas partisipasinya. Semoga Tuhan melindungi kita semua.
Hormat Kami,
Ketua Panitia
Mande Begawan Abiyasa
Contoh Surat Permohonan Bantuan Dana Bencana Alam
KOP SURAT
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Warga Perumahan Cipaganti Residence
di tempat
Dengan hormat,
Mengingat banyaknya saudara kita yang terkena musibah akibat gempa bumi dan tsunami di Gorontalo. Maka, kami dari Karang Taruna Desa Cipaganti mengharapkan partisipasi dari seluruh warga Perumahan Cipaganti Residence untuk membantu meringankan beban saudara-saudara korban bencana tersebut.
Kami menerima segala jenis sumbangan, baik berupa dana, sembako, pakaian bekas, maupun barang kebutuhan lainnya, sesuai keikhlasan dari warga Perumahan Cipaganti Residence sekalian. Selanjutnya, hasil dari sumbangan yang telah terkumpul akan segera kami salurkan ke Posko Bencana regional di Jakarta, untuk selanjutnya dikirimkan ke wilayah terdampak bencana.
Demikian surat permohonan bantuan ini kami buat. Semoga keikhlasan warga Perumahan Cipaganti Residence yang disisihkan mendapatkan keridaan Allah Swt. Kami turut mengucapkan banyak terima kasih atas segala perhatian dan partisipasinya.
Hormat kami,
Ketua Karang Taruna
Ading Yahya
Contoh Surat Permohonan Bantuan Alat
KOP SURAT
Nomor : 123/VII/ 2019 Pandeglang, 23 Agustus 2019
Lampiran : Proposal 1 (satu) eksemplar
Hal : Permohonan Bantuan Alat
Kepada Yth,
Kepala Bupati Pandeglang
di tempat
Dengan hormat,
Bahwa dalam rangka meningkatkan kualitas infrastruktur dan kelancaran lalu lintas di jalan poros Desa Rancateureup, kami memohon bantuan alat berat, demi lancarnya kegiatan perbaikan jalan poros tersebut.
Perlu kami jelaskan bahwa jalan tersebut adalah jalan alternatif poros desa yang akan memperlancar arus transportasi, baik di bidang pemerintahan, sosial, maupun perekonomian masyarakat. Akan tetapi, di tengah perbaikan jalan tersebut ada kendala, yaitu dibutuhkannya alat berat (buldozer).
Kami lampirkan pula lembar proposal perbaikan jalan sebagai bahan pembahasan. Demikian agar maklum, atas perhatian dan bantuannya kami sampaikan banyak terima kasih.
Mengetahui,
Kepala Kecamatan Labuan Kepala Desa Rancateureup
Drs. M. NANANG SUHILMAN ERWAN MERYANA
NIP. 190124 412124 21 456
Tembusan:
Kepada Yth,
1. Kepala Dinas Bina Marga S.ESDM Kabupaten Pandeglang
Contoh Surat Permohonan Bantuan Air Bersih
Kepada Yth.
Pimpinan PDAM Persero
Cabang Kota Makassar
di tempat
Saya yang bertanda tangan di bawah ini, mewakili warga Desa Daya, Kecamatan Biring Kanaya, Kota Makassar.
Nama : Bernard Napitupulu
Alamat : Desa Dasa RT 08/RW 13 Desa Daya, Kecamatan Biring Kanaya, Kota Makassar
Mengingat kemarau panjang yang mengakibatkan kekeringan dan keterbatasan air yang terjadi di desa kami. Maka, kami memohon kiranya bantuan fasilitas air bersih kepada PDAM Persero Cabang Kota Makassar.
Besar harapan kami agar permohonan ini dikabulkan. Sekian dan kami ucapkan terima kasih sebelumnya.
Rabu, 3 Januari 2014
Hormat kami,
Perwakilan warga Desa Daya
Bernard Napitupulu
Contoh Surat Permohonan Bantuan Keamanan ke Polres
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH
SMA NEGERI 1 GROBOGAN
Alamat: Jalan P. Puger No. 23, Grobogan 58152
No : 123/OSIS/IX/2019 Grobogan, 23 September 2019
Hal : Permohonan Bantuan Personel Keamanan
Kepada Yth.
Kepala Kepolisian Sektor Grobogan
Di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan perpisahan kelas XII angkatan 2019/2020, kami selaku panitia kegiatan, ingin mengajukan permohonan bantuan keamanan demi kelancaran kegiatan tersebut, yang akan digelar pada:
Hari/tanggal : Rabu, 30 September 2019
Tempat : SMA Negeri 1 Grobogan
Waktu : pukul 08.00–15.00 WIB
Mengingat betapa pentingnya kegiatan tersebut, kami mengharapkan kesediaan Bapak Kepala Kepolisian untuk berkenan memberikan bantuan, dengan mengirimkan 5 (lima) orang personel dari Polsek Grobogan.
Demikian permohonan ini kami ajukan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya.
Hormat kami,
Ketua Panitia Perpisahan Ketua OSIS
Andik Wijaya Nina Armita
Mengetahui,
Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Grobogan
Drs. H. Victor Granada
Contoh Surat Permohonan Bantuan Dana Proposal
Nomor : 168/09/RSUMMI/Prmhn/VI/2017
Lampiran : 1 (satu) Proposal
Perihal : Permohonan Sponsorship
Kepada Yth.
Pimpinan PT Roland Indonesia
di Tempat
Sehubungan dengan tingginya minat anak-anak Sekolah Luar Biasa di kawasan Provinsi Sumatra Utara pada bidang seni musik, maka Tangga Nada Music School berkomitmen untuk memberikan pelatihan musik kepada anak-anak tersebut. Tujuan pelatihan tersebut, yakni supaya anak-anak dapat mengembangkan kreativitasnya, meski dalam kondisi keterbatasan fisik.
Mengingat keperluan tersebut, kami mengagendakan pelatihan selama tiga bulan di tiap-tiap sekolah luar biasa yang ada di Provinsi Sumatra Utara. Kami mengundang beberapa musisi bertaraf lokal, nasional, dan internasional untuk mengisi pelatihan tersebut.
Dan demi terlaksananya kegiatan tersebut, kami memohon partisipasi dari PT Roland Indonesia, selaku salah satu produsen perlengkapan alat musik terbesar di Indonesia, atas kesediaannya dalam memberikan dukungan dana sesuai kesepakatan. Sebagai pertimbangan, kami telah melampirkan proposal kegiatan secara mendetail bersamaan dengan surat ini. Demikian, atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Henry Hutabarat
Kini Anda telah menyimak penjelasan mengenai surat permohonan bantuan, mulai dari pengertian, format, hingga beberapa contoh aplikasinya. Semoga penjelasan di atas bermanfaat dan dapat Anda gunakan dengan sebaik-baiknya.
