13+ Contoh Surat Resmi Dinas Perusahaan, Sekolah & Pemerintahan

Contoh Surat Resmi – Di era serba digital, banyak hal konvensional yang ditinggalkan. Buku fisik digantikan e-book, surat kabar pun tersaingi media daring.

Namun, tidak demikian dengan surat resmi. Jenis surat ini masih tetap eksis hingga sekarang. Bagaimana contoh surat resmi yang sering dibuat saat ini? Mari simak penjelasannya.

Pengertian Surat Resmi

Sebelum membahas lebih jauh tentang surat resmi beserta contoh-contohnya, Anda perlu mengetahui definisi surat resmi. Memahami definisi surat resmi ini penting agar hal-hal detail yang berkaitan dengan surat resmi lebih mudah dimengerti.

Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh lembaga, organisasi, atau perusahaan dengan mengikuti aturan-aturan yang sesuai dengan kaidah penulisan surat resmi. Salah satu contoh surat resmi yang paling dikenal adalah surat dinas, yang tergolong surat penting.

Surat resmi bisa ditujukan untuk kepentingan umum maupun kepada perseorangan. Bentuk surat resmi sendiri ada banyak macamnya, seperti surat undangan atau surat pemberitahuan. Baik untuk umum maupun perorangan, surat resmi tetap harus dibuat dengan mengikuti kaidah yang berlaku.

Fungsi surat resmi yang utama adalah sebagai alat informasi yang digunakan untuk menyampaikan hal-hal penting secara formal. Di samping itu, surat resmi juga terkadang dibuat ketika lembaga atau perusahaan mengajukan permintaan tentang suatu hal yang harus dilakukan secara resmi.

Fungsi lain dari surat resmi adalah sebagai tahap awal dalam menyampaikan maksud atau keinginan tertentu. Dari sisi pengarsipan, surat resmi merupakan sebuah dokumen penting yang bisa dijadikan alat untuk meluruskan kesalahpahaman yang mungkin terjadi di antara dua lembaga.

Bagian Bagian Surat Resmi

Surat resmi memiliki aturan tersendiri dalam pembuatannya. Hal inilah yang membedakannya dari surat tidak resmi. Dari segi bahasa, surat resmi menggunakan bahasa baku yang sopan, efektif, dan eksplisit, berbeda dengan surat tidak resmi yang bisa ditulis dengan lebih bebas sesuai gaya penulisnya.

Perbedaan lain yang sangat mudah dilihat adalah pada surat resmi terdapat bagian-bagian surat yang sudah baku, seperti kop surat, nomor, lampiran, perihal, dan tujuan surat. Yang tidak kalah penting, surat resmi harus dibubuhi tanda tangan asli dan stempel resmi dari lembaga atau perusahaan.

Berikut adalah penjelasan dari masing-masing bagian surat resmi.

1. Kepala atau Kop Surat

Keberadaan kop surat pada surat resmi ini sangat penting untuk diperhatikan. Kop surat merupakan bagian yang memberikan informasi tentang instansi atau perusahaan yang mengirimkan surat secara jelas dan lengkap. Meski demikian, ada juga surat resmi yang tidak diharuskan menggunakan kop surat.

Kop surat biasanya terdiri dari:

• Nama lembaga;
• Logo atau lambang lembaga;
• Alamat lengkap dan kode pos lembaga;
• Nomor telepon dan fax (jika ada);
• Alamat website dan email lembaga (jika ada).

2. Tempat dan Tanggal Surat

Bagian surat resmi selanjutnya adalah tempat dan tanggal surat yang bertujuan untuk memberi informasi mengenai kapan dan dari mana surat dikirim. Terkadang, keterangan tempat dibuatnya surat tidak dicantumkan lagi karena sudah tertera pada kop surat.

Penulisan tempat dan tanggal surat yang berlaku di Indonesia adalah dimulai dari nama kabupaten/kota, lalu diikuti dengan tanggal, bulan, dan tahun dibuatnya surat. Contohnya adalah sebagai berikut.

• Jakarta, 27 September 2019
• Medan, 8 Januari 2019
• Bandung, 17 Maret 2019

3. Nomor Surat

Nomor surat juga merupakan salah satu ciri khas surat resmi yang tidak ditemukan pada surat tidak resmi. Penomoran surat dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku pada masing-masing instansi atau perusahaan pengirim surat.

Meski demikian, nomor surat biasanya terdiri dari nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat. Nomor surat berfungsi untuk memudahkan pengarsipan atau dokumentasi surat dan mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan oleh lembaga tersebut.

Ada dua cara penulisan nomor surat pada surat resmi, tergantung bentuk suratnya. Pada surat yang berperihal, nomor surat ditulis di sebelah kiri atas. Sementara itu, pada surat yang berjudul, nomor surat dicantumkan di bawah judul surat yang posisinya berada di atas bagian tengah.

Contoh penulisan nomor adalah :

• 034/BFK/02/06/2019
• 153/ PMI/XII/2018

4. Lampiran

Beberapa surat resmi juga menyertakan lampiran. Bagian lampiran merupakan penjelas yang menginformasikan adanya berkas atau dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak ada lampiran yang disertakan, bagian lampiran bisa ditiadakan.

Penulisan lampiran yang disertakan dalam surat adalah dengan menuliskan jumlah lembar, eksemplar, atau berkas dalam bentuk huruf (jika jumlahnya kurang dari sepuluh) atau angka (jika jumlahnya sepuluh atau lebih). Jika tidak ada lampiran, Anda bisa menuliskan tanda penghubung atau minus.

5. Hal/Perihal

Bagian hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada penerima surat tentang kepentingan dan isi pokok surat. Dengan begitu, penerima surat bisa langsung mengetahui inti dari surat tersebut. Bagian ini hampir sama dengan judul surat pada jenis surat berjudul.

6. Alamat yang Dituju

Terdapat dua alamat tujuan pada surat resmi, yaitu alamat luar yang ditulis di sampul atau amplop surat dan alamat dalam yang ditulis di bagian lembaran surat. Alamat luar ditulis secara lengkap, sedangkan alamat dalam bisa ditulis sebagian saja. Pada bagian alamat ini, dicantumkan juga orang yang dituju.

Dalam menuliskan alamat surat, perhatikan beberapa hal berikut.

• Anda bisa menggunakan kata Yth. (singkatan dari “yang terhormat”) untuk menghormati pihak yang dikirimi surat, bisa atasan, rekan kerja, atau kolega.
• Anda juga bisa menggunakan sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr. yang diikuti nama orang yang dituju.
• Di akhir setiap baris unsur alamat tidak perlu diberi tanda titik, kecuali kalau berupa singkatan.
• Untuk alamat luar, dianjurkan untuk menyertakan kode pos agar surat lebih cepat sampai.

7. Salam Pembuka

Fungsi salam pembuka adalah untuk membuka pembicaraan di dalam surat dengan menjaga adab sopan santun. Salam pembuka berisi sapaan yang biasa digunakan seperti contoh berikut.

• Dengan hormat,
• Asalamualaikum wr. wb.,
• Selamat pagi,

8. Isi Surat

Inilah bagian yang paling penting dan merupakan inti dari surat resmi. Isi surat berisi hal-hal yang perlu disampaikan oleh pengirim surat kepada orang atau lembaga yang menjadi tujuan surat. Isi surat terdiri dari tiga bagian, yaitu pembuka, inti, dan penutup.

• Pembuka: berisi kalimat pengantar bagi penerima surat. Pokok masalah yang sudah disebutkan pada bagian pembuka akan dijelaskan lebih terinci di bagian inti surat.
• Inti: berisi maksud dan tujuan utama pengiriman surat yang ditulis secara singkat dan jelas. Jika surat berkaitan dengan penyelenggaraan sebuah kegiatan, bagian inti surat mencantumkan nama, waktu, dan tempat pelaksanaan kegiatan tersebut.
• Penutup: berupa penegasan dan kesimpulan isi surat atau harapan dan ucapan terima kasih kepada si penerima surat. Meski demikian, gunakan kalimat yang singkat tanpa perlu basa-basi yang berlebihan.

9. Salam Penutup

Salam penutup terletak di bagian akhir surat dan digunakan untuk menambah kesan santun dalam berkirim pesan. Cara penulisannya adalah diawali huruf kapital dan diakhiri koma seperti contoh berikut.

• Hormat kami,
• Wasalamualaikum wr. wb.,
• Terima kasih,

10. Nama dan Tanda Tangan Pengirim

Nama lengkap dan tanda tangan pengirim surat atau yang bertanggung jawab harus tertera dengan jelas pada bagian bawah.

11. Tembusan

Bagian tembusan adalah bagian surat yang menunjukkan ada pihak lain yang juga berhak mendapatkan dan membaca isi surat tersebut. Namun, tidak semua surat memiliki tembusan.

 

Jenis-Jenis Surat Resmi

Setiap surat resmi dibuat dengan fungsi dan tujuan yang berbeda. Karena itulah, kemudian dikenal jenis-jenis surat resmi. Di bawah ini adalah jenis-jenis surat resmi beserta penjelasannya.

1. Surat Keputusan

Surat keputusan atau yang dikenal dengan SK adalah surat yang berisi keputusan tentang suatu hal yang menjadi kebijakan sebuah instansi. Contohnya adalah tentang diterima atau tidaknya sebuah permohonan, lamaran kerja, pengangkatan atau pemberhentian seorang karyawan, dan sebagainya.

2. Surat Undangan/Panggilan

Surat undangan merupakan contoh surat resmi yang sudah sangat dikenal. Surat undangan dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan yang dialamatkan kepada seseorang atau pihak lain dengan tujuan mengundangnya untuk menghadiri suatu kegiatan atau acara.

3. Surat Panggilan

Surat panggilan adalah surat yang dikirimkan pihak tertentu yang bertujuan untuk memanggil seseorang secara resmi untuk sebuah keperluan. Contohnya adalah surat panggilan pemeriksaan oleh kepolisian atau surat panggilan untuk mengikuti wawancara sebagai bagian proses seleksi penerimaan karyawan.

4. Surat Perintah

Surat perintah merupakan surat yang berisi perintah dari seorang atasan kepada bawahan. Ada juga jenis surat perintah lainnya, yaitu yang dikeluarkan oleh pihak berwenang yang isinya berisi perintah penangkapan terhadap orang yang melanggar hukum.

5. Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat yang memberikan wewenang dari seseorang atau lembaga kepada pihak lain untuk melakukan sebuah urusan karena orang yang bersangkutan berhalangan. Contohnya adalah surat kuasa untuk mengurus dokumen, surat kuasa untuk mengambil uang di bank, dan sebagainya.

6. Surat Edaran

Surat edaran ialah surat resmi yang dibuat oleh pihak tertentu yang ditujukan kepada kalangan tertentu pula. Biasanya, surat edaran berkaitan dengan penyelenggaraan acara atau keputusan tentang suatu hal yang membutuhkan pemberitahuan khusus kepada kelompok atau kalangan tertentu.

7. Surat Perjanjian

Surat ini berisi perjanjian yang dibuat oleh sebuah perusahaan atau lembaga dengan pihak lain, baik berupa lembaga atau perorangan. Surat perjanjian berisi kesepakatan kedua pihak tentang suatu hal, termasuk hak dan kewajiban keduanya serta sanksi jika salah satu pihak melanggar perjanjian tersebut.

Surat perjanjian biasanya dilengkapi materai sehingga memiliki kekuatan hukum. Surat ini merupakan dokumen resmi yang bisa digunakan sebagai barang bukti jika suatu saat kedua pihak yang mengadakan perjanjian bersengketa.

8. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang dipergunakan untuk mencatat terjadinya transaksi antara pihak penjual dan pembeli. Surat ini dibuat jika transaksi tersebut memiliki nilai nominal yang tinggi, seperti transaksi pembelian tanah atau rumah.

 

Contoh Surat Resmi Perusahaan

Contoh Surat Resmi Undangan

Contoh Surat Resmi dan Tidak Resmi

1. Contoh Surat Resmi

 

2. Contoh Surat Tidak Resmi

Contoh Surat Resmi OSIS’

Contoh Surat Resmi Sekolah Dasar

Contoh Surat Resmi Pemberitahuan

Contoh Surat Resmi Dinas

Contoh Surat Resmi Permohonan

 

Surat resmi akan selalu dibutuhkan untuk berbagai keperluan. Untuk itu, penting bagi para pengelola perusahaan atau pegawai instansi dan lembaga pendidikan untuk mengetahui seluk-beluk tentang surat resmi. Semoga artikel tentang contoh surat resmi ini membantu Anda dalam  membuat surat sejenis.