13+ Contoh Surat Resmi Dinas Perusahaan, Sekolah & Pemerintahan

contoh surat resmi

Contoh Surat Resmi – Di era serba digital, banyak hal konvensional yang ditinggalkan. Buku fisik digantikan e-book, surat kabar pun tersaingi media daring.

Namun, tidak demikian dengan surat resmi. Jenis surat ini masih tetap eksis hingga sekarang. Bagaimana contoh surat resmi yang sering dibuat saat ini? Mari simak penjelasannya.

 

Definisi dan Fungsi Surat Resmi

pengertian surat resmi
blogspot.com

Sebelum membahas lebih jauh tentang surat resmi beserta contoh-contohnya, Anda perlu mengetahui definisi surat resmi. Memahami definisi surat resmi ini penting agar hal-hal detail yang berkaitan dengan surat resmi lebih mudah dimengerti.

Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh lembaga, organisasi, atau perusahaan dengan mengikuti aturan-aturan yang sesuai dengan kaidah penulisan surat resmi. Salah satu contoh surat resmi yang paling dikenal adalah surat dinas, yang tergolong surat penting.

Surat resmi bisa ditujukan untuk kepentingan umum maupun kepada perseorangan. Bentuk surat resmi sendiri ada banyak macamnya, seperti surat undangan atau surat pemberitahuan. Baik untuk umum maupun perorangan, surat resmi tetap harus dibuat dengan mengikuti kaidah yang berlaku.

Fungsi surat resmi yang utama adalah sebagai alat informasi yang digunakan untuk menyampaikan hal-hal penting secara formal. Di samping itu, surat resmi juga terkadang dibuat ketika lembaga atau perusahaan mengajukan permintaan tentang suatu hal yang harus dilakukan secara resmi.

Fungsi lain dari surat resmi adalah sebagai tahap awal dalam menyampaikan maksud atau keinginan tertentu. Dari sisi pengarsipan, surat resmi merupakan sebuah dokumen penting yang bisa dijadikan alat untuk meluruskan kesalahpahaman yang mungkin terjadi di antara dua lembaga.

 

Bagian-Bagian Surat Resmi

bagian bagian surat
solex.edu

Surat resmi memiliki aturan tersendiri dalam pembuatannya. Hal inilah yang membedakannya dari surat tidak resmi. Dari segi bahasa, surat resmi menggunakan bahasa baku yang sopan, efektif, dan eksplisit, berbeda dengan surat tidak resmi yang bisa ditulis dengan lebih bebas sesuai gaya penulisnya.

Perbedaan lain yang sangat mudah dilihat adalah pada surat resmi terdapat bagian-bagian surat yang sudah baku, seperti kop surat, nomor, lampiran, perihal, dan tujuan surat. Yang tidak kalah penting, surat resmi harus dibubuhi tanda tangan asli dan stempel resmi dari lembaga atau perusahaan.

Berikut adalah penjelasan dari masing-masing bagian surat resmi.

1. Kepala atau Kop Surat

Keberadaan kop surat pada surat resmi ini sangat penting untuk diperhatikan. Kop surat merupakan bagian yang memberikan informasi tentang instansi atau perusahaan yang mengirimkan surat secara jelas dan lengkap. Meski demikian, ada juga surat resmi yang tidak diharuskan menggunakan kop surat.

Kop surat biasanya terdiri dari:

  • nama lembaga;
  • logo atau lambang lembaga;
  • alamat lengkap dan kode pos lembaga;
  • nomor telepon dan fax (jika ada);
  • alamat website dan email lembaga (jika ada).

2. Tempat dan Tanggal Surat

Bagian surat resmi selanjutnya adalah tempat dan tanggal surat yang bertujuan untuk memberi informasi mengenai kapan dan dari mana surat dikirim. Terkadang, keterangan tempat dibuatnya surat tidak dicantumkan lagi karena sudah tertera pada kop surat.

Penulisan tempat dan tanggal surat yang berlaku di Indonesia adalah dimulai dari nama kabupaten/kota, lalu diikuti dengan tanggal, bulan, dan tahun dibuatnya surat. Contohnya adalah sebagai berikut.

  • Jakarta, 27 September 2019
  • Medan, 8 Januari 2019
  • Bandung, 17 Maret 2019

3. Nomor Surat

Nomor surat juga merupakan salah satu ciri khas surat resmi yang tidak ditemukan pada surat tidak resmi. Penomoran surat dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku pada masing-masing instansi atau perusahaan pengirim surat.

Meski demikian, nomor surat biasanya terdiri dari nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat. Nomor surat berfungsi untuk memudahkan pengarsipan atau dokumentasi surat dan mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan oleh lembaga tersebut.

Ada dua cara penulisan nomor surat pada surat resmi, tergantung bentuk suratnya. Pada surat yang berperihal, nomor surat ditulis di sebelah kiri atas. Sementara itu, pada surat yang berjudul, nomor surat dicantumkan di bawah judul surat yang posisinya berada di atas bagian tengah.

Contoh penulisan nomor adalah :

  • 034/BFK/02/06/2019
  • 153/ PMI/XII/2018

4. Lampiran

Beberapa surat resmi juga menyertakan lampiran. Bagian lampiran merupakan penjelas yang menginformasikan adanya berkas atau dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak ada lampiran yang disertakan, bagian lampiran bisa ditiadakan.

Penulisan lampiran yang disertakan dalam surat adalah dengan menuliskan jumlah lembar, eksemplar, atau berkas dalam bentuk huruf (jika jumlahnya kurang dari sepuluh) atau angka (jika jumlahnya sepuluh atau lebih). Jika tidak ada lampiran, Anda bisa menuliskan tanda penghubung atau minus.

5. Hal/Perihal

Bagian hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada penerima surat tentang kepentingan dan isi pokok surat. Dengan begitu, penerima surat bisa langsung mengetahui inti dari surat tersebut. Bagian ini hampir sama dengan judul surat pada jenis surat berjudul.

6. Alamat yang Dituju

Terdapat dua alamat tujuan pada surat resmi, yaitu alamat luar yang ditulis di sampul atau amplop surat dan alamat dalam yang ditulis di bagian lembaran surat. Alamat luar ditulis secara lengkap, sedangkan alamat dalam bisa ditulis sebagian saja. Pada bagian alamat ini, dicantumkan juga orang yang dituju.

Dalam menuliskan alamat surat, perhatikan beberapa hal berikut.

  • Anda bisa menggunakan kata Yth. (singkatan dari “yang terhormat”) untuk menghormati pihak yang dikirimi surat, bisa atasan, rekan kerja, atau kolega.
  • Anda juga bisa menggunakan sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr. yang diikuti nama orang yang dituju.
  • Di akhir setiap baris unsur alamat tidak perlu diberi tanda titik, kecuali kalau berupa singkatan.
  • Untuk alamat luar, dianjurkan untuk menyertakan kode pos agar surat lebih cepat sampai.

7. Salam Pembuka

Fungsi salam pembuka adalah untuk membuka pembicaraan di dalam surat dengan menjaga adab sopan santun. Salam pembuka berisi sapaan yang biasa digunakan seperti contoh berikut.

  • Dengan hormat,
  • Asalamualaikum wr. wb.,
  • Selamat pagi,

8. Isi Surat

Inilah bagian yang paling penting dan merupakan inti dari surat resmi. Isi surat berisi hal-hal yang perlu disampaikan oleh pengirim surat kepada orang atau lembaga yang menjadi tujuan surat. Isi surat terdiri dari tiga bagian, yaitu pembuka, inti, dan penutup.

  • Pembuka: berisi kalimat pengantar bagi penerima surat. Pokok masalah yang sudah disebutkan pada bagian pembuka akan dijelaskan lebih terinci di bagian inti surat.
  • Inti: berisi maksud dan tujuan utama pengiriman surat yang ditulis secara singkat dan jelas. Jika surat berkaitan dengan penyelenggaraan sebuah kegiatan, bagian inti surat mencantumkan nama, waktu, dan tempat pelaksanaan kegiatan tersebut.
  • Penutup: berupa penegasan dan kesimpulan isi surat atau harapan dan ucapan terima kasih kepada si penerima surat. Meski demikian, gunakan kalimat yang singkat tanpa perlu basa-basi yang berlebihan.

9. Salam Penutup

Salam penutup terletak di bagian akhir surat dan digunakan untuk menambah kesan santun dalam berkirim pesan. Cara penulisannya adalah diawali huruf kapital dan diakhiri koma seperti contoh berikut.

  • Hormat kami,
  • Wasalamualaikum wr. wb.,
  • Terima kasih,

10. Nama dan Tanda Tangan Pengirim

Nama lengkap dan tanda tangan pengirim surat atau yang bertanggung jawab harus tertera dengan jelas pada bagian bawah.

11. Tembusan

Bagian tembusan adalah bagian surat yang menunjukkan ada pihak lain yang juga berhak mendapatkan dan membaca isi surat tersebut. Namun, tidak semua surat memiliki tembusan.

 

Jenis-Jenis Surat Resmi

ciri ciri surat resmi
uprint.id

Setiap surat resmi dibuat dengan fungsi dan tujuan yang berbeda. Karena itulah, kemudian dikenal jenis-jenis surat resmi. Di bawah ini adalah jenis-jenis surat resmi beserta penjelasannya.

1. Surat Keputusan

Surat keputusan atau yang dikenal dengan SK adalah surat yang berisi keputusan tentang suatu hal yang menjadi kebijakan sebuah instansi. Contohnya adalah tentang diterima atau tidaknya sebuah permohonan, lamaran kerja, pengangkatan atau pemberhentian seorang karyawan, dan sebagainya.

2. Surat Undangan/Panggilan

Surat undangan merupakan contoh surat resmi yang sudah sangat dikenal. Surat undangan dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan yang dialamatkan kepada seseorang atau pihak lain dengan tujuan mengundangnya untuk menghadiri suatu kegiatan atau acara.

3. Surat Panggilan

Surat panggilan adalah surat yang dikirimkan pihak tertentu yang bertujuan untuk memanggil seseorang secara resmi untuk sebuah keperluan. Contohnya adalah surat panggilan pemeriksaan oleh kepolisian atau surat panggilan untuk mengikuti wawancara sebagai bagian proses seleksi penerimaan karyawan.

4. Surat Perintah

Surat perintah merupakan surat yang berisi perintah dari seorang atasan kepada bawahan. Ada juga jenis surat perintah lainnya, yaitu yang dikeluarkan oleh pihak berwenang yang isinya berisi perintah penangkapan terhadap orang yang melanggar hukum.

5. Surat Kuasa

Surat kuasa adalah surat yang memberikan wewenang dari seseorang atau lembaga kepada pihak lain untuk melakukan sebuah urusan karena orang yang bersangkutan berhalangan. Contohnya adalah surat kuasa untuk mengurus dokumen, surat kuasa untuk mengambil uang di bank, dan sebagainya.

6. Surat Edaran

Surat edaran adalah surat resmi yang dibuat oleh pihak tertentu yang ditujukan kepada kalangan tertentu pula. Biasanya, surat edaran berkaitan dengan penyelenggaraan acara atau keputusan tentang suatu hal yang membutuhkan pemberitahuan khusus kepada kelompok atau kalangan tertentu.

7. Surat Perjanjian

Surat ini berisi perjanjian yang dibuat oleh sebuah perusahaan atau lembaga dengan pihak lain, baik berupa lembaga atau perorangan. Surat perjanjian berisi kesepakatan kedua pihak tentang suatu hal, termasuk hak dan kewajiban keduanya serta sanksi jika salah satu pihak melanggar perjanjian tersebut.

Surat perjanjian biasanya dilengkapi materai sehingga memiliki kekuatan hukum. Surat ini merupakan dokumen resmi yang bisa digunakan sebagai barang bukti jika suatu saat kedua pihak yang mengadakan perjanjian bersengketa.

8. Surat Niaga

Surat niaga adalah surat yang dipergunakan untuk mencatat terjadinya transaksi antara pihak penjual dan pembeli. Surat ini dibuat jika transaksi tersebut memiliki nilai nominal yang tinggi, seperti transaksi pembelian tanah atau rumah.

 

Contoh Surat Resmi Perusahaan

surat resmi perusahaan
lindseyfinancial.com

PT SEJAHTERA JAYA

Jl. Johar Raya No.65 Bogor

Telp.(0251) 5779564  Fax.(0251) 5779565


No.              : 075/SU-SDS/VII/2018

Lampiran   : –

Perihal       : Undangan Serah Terima Jabatan

Kepada Yth.

Pimpinan PT UNGGUL MAKMUR

Jl. Raya Cimanggu Blok A No. 28

 

Dengan Hormat,

Sehubungan dengan adanya pergantian posisi dan beberapa jabatan dalam periode ke-5 di PT Sejahtera Jaya, dengan ini kami mengundang perwakilan perusahaan untuk melakukan penyematan serah terima jabatan yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal                       : Rabu, 15 Juli 2018

Waktu                                 : Pukul 08.00–10.00 WIB

Tempat                               : Ruang Rapat PT Sejahtera Jaya

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, dimohon kehadirannya tepat waktu. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

 

                                                                                                           Hormat kami,

                                                                                                            Agung Dirgantara, S.E.

                                                                                                            Direktur

 

 

Contoh Surat Resmi Undangan

surat undangan resmi sekolah
trueconnection.org

PEMERINTAH KOTA MALANG

DINAS PENDIDIKAN NASIONAL

SMA NEGERI 5 MALANG

Jl. Danau Biru No. 45 Malang

Telp. (0341) 6798654, Email: [email protected]


Nomor                  : 32/SMAN5/MLG/VIII/2019

Lampiran             : –

Hal                          : Undangan

Yth. Kepala Dinas Pedidikan Kota Malang

Kota Malang

Di tempat

 

Dengan hormat,

Kami selaku dewan sekolah SMAN 5 Malang memberitahukan bahwa sehubungan dengan akan diadakannya peringatan HUT Ke-74 Republik Indonesia di sekolah kami yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal                                        : Sabtu, 17 Agustus 2019

Waktu                                                  : 09.00 s/d selesai

Tempat                                                : Aula SMA Negeri 5 Malang

Maka, dengan ini kami mengundang Bapak untuk menghadiri acara tersebut. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

 

                                                                                                          Hormat kami,

                                                                                                          Andika Bagaskara

 

 

Contoh Surat Resmi dan Tidak Resmi

surat undangan resmi
eHow.com

1. Contoh Surat Resmi


CV CAHAYA TIMUR

JL. P. Diponegoro No. 76 Jakarta


Nomor                  : 156/CT/III/2019

Lampiran             : –

Hal                          : Pemesanan Barang Elektronik

 

Kepada

PT Dinamika Elektric

Jl. Serayu No. 11

Jakarta

 

Dengan hormat,

Berdasarkan informasi dari surat yang telah Saudara ajukan, kami tertarik untuk memesan beberapa barang elektronik dengan rincian sebagai berikut:

1.       Kulkas                        : 25 unit

2.       Mesin Cuci                 : 15 unit

3.       Televisi                       : 35 unit

4.       Kipas Angin               : 15 unit

5.       AC                             : 10 unit

Pembayaran akan kami lakukan secara kredit sesuai ketentuan dari perusahaan Saudara. Pembayaran pertama akan kami lakukan setelah barang kami terima dalam keadaan baik. Kami berharap bisa menerima barang secepat mungkin.

Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

 

                                                                                            Jakarta, 03 Maret 2019

                                                                             Hormat kami,

 

                                                                                    CV Cahaya Timur

 

2. Contoh Surat Tidak Resmi

conoh surat undangan tidak resmi
pxhere.com

               

                                                                                                  Bondowoso, 07 April 2019

 

Kepada

Yth. Bapak/Ibu Guru Wali Kelas VIIA

SMP Teladan

 

Dengan hormat,

Bersama surat ini, saya selaku orang tua dari:

Nama                                                                    : Riana Amelia

Kelas                                                                     : VII A

memberitahukan bahwa anak saya tersebut pada hari ini, Selasa, 07 April 2019,  tidak dapat mengikuti pelajaran seperti biasa dikarenakan sedang sakit. Oleh karena itu, kami memohon kepada Bapak/Ibu Guru Wali Kelas VII A untuk memberikan izin. 

Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                            Hormat saya,

 

                                                                                                           Rahmat Santosa

                                          

 

 

Contoh Surat Resmi OSIS’

contoh surat undangan osis
cariduit-dot.blogspot.com

OSIS SMAN 6 Bogor

Jl. Sholeh Iskandar no.99

Telp.(0251) 455689


 

                                                                                                 Bogor, 10 Oktober 2018

Nomor        : 45/SMAN-6/X/2018

Lampiran   : –

Perihal       : Pengumuman

 

Kepada

Yth.Bapak/Ibu Orang tua/Wali Murid

Di tempat

 

Assalamualaikum wr.wb

Sehubungan dengan kegiatan alih jabatan anggota OSIS dari periode 2016-2017. Kami penanggung jawab OSIS mengundang bapak/ibu dalam acara yang dilakukan pada:

Hari , tanggal       : Rabu,15 Oktober 2017

Tempat                 : Auditorium SMAN 6 Bogor

Waktu                   : 10.00–Selesai

Melihat pentingnya acara ini, kami mohon kehadiran bapak/ibu tepat waktu. Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum wr.wb

 

                                                                                         Penanggung Jawab

                                                                                         Ahmad Andik Haryanto

 

 

Contoh Surat Resmi Sekolah Dasar


Pemerintah Provinsi Jawa Barat

Dinas Pendidikan Sekolah Dasar Negeri 011 Cijahe Kota Bogor

Jl.Cijahe No. 052 Telp.(0251)556-345436


                                                                                              Bogor, 20 September 2019

Nomor                  : 199/SDN011/IX/2019

Lampiran             : –

Perihal                  : Pemberitahuan

 

Yth. Orang Tua/Wali Murid

SD Negeri 011 Cijahe

Bogor

 

Assalamualaikum wr.wb

Sehubungan dengan rencana kegiatan perkemahan Pramuka SD Negeri 011 Cijahe untuk murid-murid kelas 5 dan 6, maka kami mengundang orang tua murid untuk hadir pada:

Hari/Tanggal       : Senin, 23 September 2019

Tempat                : Aula SD Negeri 011 Cijahe

Acara                     : Rapat Persiapan kegiatan perkemahan Pramuka SD Negeri 011 Cijahe

Mengingat pentingnya acara tersebut, dimohon kehadiran orang tua murid tepat pada waktunya. Demikian undangan ini kami sampaikan, atas kehadiran dan partisipasinya kami ucapkan terima kasih.

Wassalamualaikum wr.wb

 

                                                                                                    Hormat Kami,

                                                                                                  Kepala SDN 011 Cijahe

 

                                                                                                  Sulaiman Ibrahim, M. Pd

 

 

Contoh Surat Resmi Pemberitahuan

contoh surat pemberitahuan
wikisurat.blogspot.com

KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI

JL. H.O.S. Cokroaminoto No. 50 Jakarta 10270

Tlp. (021) 34608433, Fax. (021) 34608433


                                                                                           Jakarta, 20 Desember 2018

Nomor                  : 2705/E6.4/XII/2018

Lampiran             : 1 (Satu)

Hal                          : Undangan Workshop Peningkatan Kompetensi Dosen

 

Kepada Yth.

Bapak/Ibu Dosen Strata I KOPERTIS Wilayah

Di tempat

 

Dengan hormat,

Dalam rangka sosalisasi Permendikbud No. 83 Tahun 2013 tentang Sertifikat Kompetensi dan Permendikbud N0. 84 Tahun 2013 tentang Pengangkatan Dosen Tetap Non-PNS pada Dosen Tetap PTS, maka salah satu rangkaian penerapannya adalah upaya peningkatan profesi dosen sebagai pendidik dan ilmuwan yang profesional dengan tugas mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan. Selain itu, juga dilakukan upaya pengembangan keterampilan dalam menjabarkan kurikulum pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Sehubungan dengan hal tersebut, Kemenristekdikti akan menyelenggarakan “Workshop Peningkatan Kompetensi Dosen Tetap Non-PNS Tahun Akademik 2018/2019” (sambutan akan diberikan oleh Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi) dengan anggaran yang berasal dari Dana Hibah Pendidikan Kemenristekdikti.

Workshop akan diadakan pada:

Hari/Tanggal             : Rabu, 23 Desember 2018

Waktu                        : Pukul 08.00 s/d 16.00 WIB

Tempat                      : Hotel Indonesia, Jakarta

 

Konfirmasi peserta dapat dilakukan melalui telepon di nomor 0853 1143 4623.

Demikian untuk menjadi perhatian, dan atas kerja sama yang baik, diucapkan terima kasih.

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

 

                                                                                        Ketua Panitia Workshop

 

                                                                                        Sudirman Sudirja, MSc.


Tembusan Yth.:

  • Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tingggi
  • Arsip

 

 

Contoh Surat Resmi Dinas


SMA GENERASI HARAPAN

Jalan Jalak Harupat No. 10 Bogor

Telepon (0251) 3406598


                                                                                                           Bogor, 12 Maret 2019

Nomor                  : 45/SKP-TB/Kepsek/III/2019                                                   

Perihal                  : Undangan

Lampiran             : —–

 

Yth. Orang Tua/Wali Murid

 

Dengan hormat,

Melalui surat ini, kami mengundang orang tua/wali murid dalam rangka sosialisasi kegiatan ekstrakurikuler yang akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal       : Rabu, 20 Maret 2019

Pukul                   : 08.00 WIB–selesai

Tempat                : Aula SMA Generasi Harapan Bogor

Kami mengharapkan orang tua/wali murid hadir tepat waktu. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.

 

                                                                                                 Hormat Kami

 

                                                                                                Gugum Gumbira. S.Pd., M.Pd.

                                                                                                Kepala Sekolah

 

 

Contoh Surat Resmi Permohonan


PT. TAMAN HIJAU
Jl. Pasar Ular No 1 Bekasi
Telp. 1234567890 Fax. 123456789


                                                                                                              Bekasi, 23 Juni 2019

Nomor        : 22/PTMB/VI/2019

Lampiran    : –

Hal              : Permohonan Kerja Sama

 

Dengan hormat,

Berdasarkan surat penawaran yang kami terima, maka bersama surat ini, kami dari PT. Taman Hijau bermaksud mengajukan permohonan kerja sama dengan PT. Permai Asri dalam hal distribusi produk alat-alat pertamanan dan jasa perawatan taman.

Untuk itu, kami mohon kesediaan PT. Permai Asri untuk memberikan penjelasan lebih lanjut tentang produk dan sistem kerja samanya.

Demikianlah surat permohonan ini kami buat, atas perhatian dan tanggapannya kami ucapkan terimakasih.

 

                                                                                                      Hormat Kami,

 

                                                                                                      Sujono Martono

                                                                                                      Direktur PT Taman Hijau

 

Surat resmi akan selalu dibutuhkan untuk berbagai keperluan. Untuk itu, penting bagi para pengelola perusahaan atau pegawai instansi dan lembaga pendidikan untuk mengetahui seluk-beluk tentang surat resmi. Semoga artikel tentang contoh surat resmi ini membantu Anda dalam  membuat surat sejenis.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *