Contoh Surat Resmi – Di era serba digital, banyak hal konvensional yang ditinggalkan. Buku fisik digantikan e-book, surat kabar pun tersaingi media daring.
Namun, tidak demikian dengan surat resmi. Jenis surat ini masih tetap eksis hingga sekarang. Bagaimana contoh surat resmi yang sering dibuat saat ini? Mari simak penjelasannya.
Pengertian Surat Resmi

Sebelum membahas lebih jauh tentang surat resmi beserta contoh-contohnya, Anda perlu mengetahui definisi surat resmi. Memahami definisi surat resmi ini penting agar hal-hal detail yang berkaitan dengan surat resmi lebih mudah dimengerti.
Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh lembaga, organisasi, atau perusahaan dengan mengikuti aturan-aturan yang sesuai dengan kaidah penulisan surat resmi. Salah satu contoh surat resmi yang paling dikenal adalah surat dinas, yang tergolong surat penting.
Surat resmi bisa ditujukan untuk kepentingan umum maupun kepada perseorangan. Bentuk surat resmi sendiri ada banyak macamnya, seperti surat undangan atau surat pemberitahuan. Baik untuk umum maupun perorangan, surat resmi tetap harus dibuat dengan mengikuti kaidah yang berlaku.
Fungsi surat resmi yang utama adalah sebagai alat informasi yang digunakan untuk menyampaikan hal-hal penting secara formal. Di samping itu, surat resmi juga terkadang dibuat ketika lembaga atau perusahaan mengajukan permintaan tentang suatu hal yang harus dilakukan secara resmi.
Fungsi lain dari surat resmi adalah sebagai tahap awal dalam menyampaikan maksud atau keinginan tertentu. Dari sisi pengarsipan, surat resmi merupakan sebuah dokumen penting yang bisa dijadikan alat untuk meluruskan kesalahpahaman yang mungkin terjadi di antara dua lembaga.
Bagian Bagian Surat Resmi

Surat resmi memiliki aturan tersendiri dalam pembuatannya. Hal inilah yang membedakannya dari surat tidak resmi. Dari segi bahasa, surat resmi menggunakan bahasa baku yang sopan, efektif, dan eksplisit, berbeda dengan surat tidak resmi yang bisa ditulis dengan lebih bebas sesuai gaya penulisnya.
Perbedaan lain yang sangat mudah dilihat adalah pada surat resmi terdapat bagian-bagian surat yang sudah baku, seperti kop surat, nomor, lampiran, perihal, dan tujuan surat. Yang tidak kalah penting, surat resmi harus dibubuhi tanda tangan asli dan stempel resmi dari lembaga atau perusahaan.
Berikut adalah penjelasan dari masing-masing bagian surat resmi.
1. Kepala atau Kop Surat
Keberadaan kop surat pada surat resmi ini sangat penting untuk diperhatikan. Kop surat merupakan bagian yang memberikan informasi tentang instansi atau perusahaan yang mengirimkan surat secara jelas dan lengkap. Meski demikian, ada juga surat resmi yang tidak diharuskan menggunakan kop surat.
Kop surat biasanya terdiri dari:
- Nama lembaga;
- Logo atau lambang lembaga;
- Alamat lengkap dan kode pos lembaga;
- Nomor telepon dan fax (jika ada);
- Alamat website dan email lembaga (jika ada).
2. Tempat dan Tanggal Surat
Bagian surat resmi selanjutnya adalah tempat dan tanggal surat yang bertujuan untuk memberi informasi mengenai kapan dan dari mana surat dikirim. Terkadang, keterangan tempat dibuatnya surat tidak dicantumkan lagi karena sudah tertera pada kop surat.
Penulisan tempat dan tanggal surat yang berlaku di Indonesia adalah dimulai dari nama kabupaten/kota, lalu diikuti dengan tanggal, bulan, dan tahun dibuatnya surat. Contohnya adalah sebagai berikut.
- Jakarta, 27 September 2019
- Medan, 8 Januari 2019
- Bandung, 17 Maret 2019
3. Nomor Surat
Nomor surat juga merupakan salah satu ciri khas surat resmi yang tidak ditemukan pada surat tidak resmi. Penomoran surat dilakukan sesuai dengan aturan yang berlaku pada masing-masing instansi atau perusahaan pengirim surat.
Meski demikian, nomor surat biasanya terdiri dari nomor urut penulisan surat, kode surat, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan surat. Nomor surat berfungsi untuk memudahkan pengarsipan atau dokumentasi surat dan mengetahui jumlah surat yang sudah dikeluarkan oleh lembaga tersebut.
Ada dua cara penulisan nomor surat pada surat resmi, tergantung bentuk suratnya. Pada surat yang berperihal, nomor surat ditulis di sebelah kiri atas. Sementara itu, pada surat yang berjudul, nomor surat dicantumkan di bawah judul surat yang posisinya berada di atas bagian tengah.
Contoh penulisan nomor adalah :
- 034/BFK/02/06/2019
- 153/ PMI/XII/2018
4. Lampiran
Beberapa surat resmi juga menyertakan lampiran. Bagian lampiran merupakan penjelas yang menginformasikan adanya berkas atau dokumen lain yang disertakan dalam surat tersebut. Jika tidak ada lampiran yang disertakan, bagian lampiran bisa ditiadakan.
Penulisan lampiran yang disertakan dalam surat adalah dengan menuliskan jumlah lembar, eksemplar, atau berkas dalam bentuk huruf (jika jumlahnya kurang dari sepuluh) atau angka (jika jumlahnya sepuluh atau lebih). Jika tidak ada lampiran, Anda bisa menuliskan tanda penghubung atau minus.
5. Hal/Perihal
Bagian hal atau perihal berfungsi untuk memberi petunjuk kepada penerima surat tentang kepentingan dan isi pokok surat. Dengan begitu, penerima surat bisa langsung mengetahui inti dari surat tersebut. Bagian ini hampir sama dengan judul surat pada jenis surat berjudul.
6. Alamat yang Dituju
Terdapat dua alamat tujuan pada surat resmi, yaitu alamat luar yang ditulis di sampul atau amplop surat dan alamat dalam yang ditulis di bagian lembaran surat. Alamat luar ditulis secara lengkap, sedangkan alamat dalam bisa ditulis sebagian saja. Pada bagian alamat ini, dicantumkan juga orang yang dituju.
Dalam menuliskan alamat surat, perhatikan beberapa hal berikut.
- Anda bisa menggunakan kata Yth. (singkatan dari “yang terhormat”) untuk menghormati pihak yang dikirimi surat, bisa atasan, rekan kerja, atau kolega.
- Anda juga bisa menggunakan sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr. yang diikuti nama orang yang dituju.
- Di akhir setiap baris unsur alamat tidak perlu diberi tanda titik, kecuali kalau berupa singkatan.
- Untuk alamat luar, dianjurkan untuk menyertakan kode pos agar surat lebih cepat sampai.
7. Salam Pembuka
Fungsi salam pembuka adalah untuk membuka pembicaraan di dalam surat dengan menjaga adab sopan santun. Salam pembuka berisi sapaan yang biasa digunakan seperti contoh berikut.
- Dengan hormat,
- Asalamualaikum wr. wb.,
- Selamat pagi,
8. Isi Surat
Inilah bagian yang paling penting dan merupakan inti dari surat resmi. Isi surat berisi hal-hal yang perlu disampaikan oleh pengirim surat kepada orang atau lembaga yang menjadi tujuan surat. Isi surat terdiri dari tiga bagian, yaitu pembuka, inti, dan penutup.
- Pembuka: berisi kalimat pengantar bagi penerima surat. Pokok masalah yang sudah disebutkan pada bagian pembuka akan dijelaskan lebih terinci di bagian inti surat.
- Inti: berisi maksud dan tujuan utama pengiriman surat yang ditulis secara singkat dan jelas. Jika surat berkaitan dengan penyelenggaraan sebuah kegiatan, bagian inti surat mencantumkan nama, waktu, dan tempat pelaksanaan kegiatan tersebut.
- Penutup: berupa penegasan dan kesimpulan isi surat atau harapan dan ucapan terima kasih kepada si penerima surat. Meski demikian, gunakan kalimat yang singkat tanpa perlu basa-basi yang berlebihan.
9. Salam Penutup
Salam penutup terletak di bagian akhir surat dan digunakan untuk menambah kesan santun dalam berkirim pesan. Cara penulisannya adalah diawali huruf kapital dan diakhiri koma seperti contoh berikut.
- Hormat kami,
- Wasalamualaikum wr. wb.,
- Terima kasih,
10. Nama dan Tanda Tangan Pengirim
Nama lengkap dan tanda tangan pengirim surat atau yang bertanggung jawab harus tertera dengan jelas pada bagian bawah.
11. Tembusan
Bagian tembusan adalah bagian surat yang menunjukkan ada pihak lain yang juga berhak mendapatkan dan membaca isi surat tersebut. Namun, tidak semua surat memiliki tembusan.
Jenis-Jenis Surat Resmi

Setiap surat resmi dibuat dengan fungsi dan tujuan yang berbeda. Karena itulah, kemudian dikenal jenis-jenis surat resmi. Di bawah ini adalah jenis-jenis surat resmi beserta penjelasannya.
1. Surat Keputusan
Surat keputusan atau yang dikenal dengan SK adalah surat yang berisi keputusan tentang suatu hal yang menjadi kebijakan sebuah instansi. Contohnya adalah tentang diterima atau tidaknya sebuah permohonan, lamaran kerja, pengangkatan atau pemberhentian seorang karyawan, dan sebagainya.
2. Surat Undangan/Panggilan
Surat undangan merupakan contoh surat resmi yang sudah sangat dikenal. Surat undangan dikeluarkan oleh instansi atau perusahaan yang dialamatkan kepada seseorang atau pihak lain dengan tujuan mengundangnya untuk menghadiri suatu kegiatan atau acara.
3. Surat Panggilan
Surat panggilan adalah surat yang dikirimkan pihak tertentu yang bertujuan untuk memanggil seseorang secara resmi untuk sebuah keperluan. Contohnya adalah surat panggilan pemeriksaan oleh kepolisian atau surat panggilan untuk mengikuti wawancara sebagai bagian proses seleksi penerimaan karyawan.
4. Surat Perintah
Surat perintah merupakan surat yang berisi perintah dari seorang atasan kepada bawahan. Ada juga jenis surat perintah lainnya, yaitu yang dikeluarkan oleh pihak berwenang yang isinya berisi perintah penangkapan terhadap orang yang melanggar hukum.
5. Surat Kuasa
Surat kuasa adalah surat yang memberikan wewenang dari seseorang atau lembaga kepada pihak lain untuk melakukan sebuah urusan karena orang yang bersangkutan berhalangan. Contohnya adalah surat kuasa untuk mengurus dokumen, surat kuasa untuk mengambil uang di bank, dan sebagainya.
6. Surat Edaran
Surat edaran ialah surat resmi yang dibuat oleh pihak tertentu yang ditujukan kepada kalangan tertentu pula. Biasanya, surat edaran berkaitan dengan penyelenggaraan acara atau keputusan tentang suatu hal yang membutuhkan pemberitahuan khusus kepada kelompok atau kalangan tertentu.
7. Surat Perjanjian
Surat ini berisi perjanjian yang dibuat oleh sebuah perusahaan atau lembaga dengan pihak lain, baik berupa lembaga atau perorangan. Surat perjanjian berisi kesepakatan kedua pihak tentang suatu hal, termasuk hak dan kewajiban keduanya serta sanksi jika salah satu pihak melanggar perjanjian tersebut.
Surat perjanjian biasanya dilengkapi materai sehingga memiliki kekuatan hukum. Surat ini merupakan dokumen resmi yang bisa digunakan sebagai barang bukti jika suatu saat kedua pihak yang mengadakan perjanjian bersengketa.
8. Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang dipergunakan untuk mencatat terjadinya transaksi antara pihak penjual dan pembeli. Surat ini dibuat jika transaksi tersebut memiliki nilai nominal yang tinggi, seperti transaksi pembelian tanah atau rumah.
Contoh Surat Resmi Perusahaan

PT SEJAHTERA JAYA
Jl. Johar Raya No.65 Bogor
Telp.(0251) 5779564 Fax.(0251) 5779565
No. : 075/SU-SDS/VII/2018
Lampiran : –
Perihal : Undangan Serah Terima Jabatan
Kepada Yth.
Pimpinan PT UNGGUL MAKMUR
Jl. Raya Cimanggu Blok A No. 28
Dengan Hormat,
Sehubungan dengan adanya pergantian posisi dan beberapa jabatan dalam periode ke-5 di PT Sejahtera Jaya, dengan ini kami mengundang perwakilan perusahaan untuk melakukan penyematan serah terima jabatan yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : Rabu, 15 Juli 2018
Waktu : Pukul 08.00–10.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat PT Sejahtera Jaya
Demikian surat undangan ini kami sampaikan, dimohon kehadirannya tepat waktu. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Agung Dirgantara, S.E.
Direktur
Contoh Surat Resmi Undangan
PEMERINTAH KOTA MALANG
DINAS PENDIDIKAN NASIONAL
SMA NEGERI 5 MALANG
Jl. Danau Biru No. 45 Malang
Telp. (0341) 6798654, Email: sman5malang@gmail.com
Nomor : 32/SMAN5/MLG/VIII/2019
Lampiran : –
Hal : Undangan
Yth. Kepala Dinas Pedidikan Kota Malang
Kota Malang
Di tempat
Dengan hormat,
Kami selaku dewan sekolah SMAN 5 Malang memberitahukan bahwa sehubungan dengan akan diadakannya peringatan HUT Ke-74 Republik Indonesia di sekolah kami yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Sabtu, 17 Agustus 2019
Waktu : 09.00 s/d selesai
Tempat : Aula SMA Negeri 5 Malang
Maka, dengan ini kami mengundang Bapak untuk menghadiri acara tersebut. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Andika Bagaskara
Contoh Surat Resmi dan Tidak Resmi
1. Contoh Surat Resmi
CV CAHAYA TIMUR
JL. P. Diponegoro No. 76 Jakarta
Nomor : 156/CT/III/2019
Lampiran : –
Hal : Pemesanan Barang Elektronik
Kepada
PT Dinamika Elektric
Jl. Serayu No. 11
Jakarta
Dengan hormat,
Berdasarkan informasi dari surat yang telah Saudara ajukan, kami tertarik untuk memesan beberapa barang elektronik dengan rincian sebagai berikut:
1. Kulkas : 25 unit
2. Mesin Cuci : 15 unit
3. Televisi : 35 unit
4. Kipas Angin : 15 unit
5. AC : 10 unit
Pembayaran akan kami lakukan secara kredit sesuai ketentuan dari perusahaan Saudara. Pembayaran pertama akan kami lakukan setelah barang kami terima dalam keadaan baik. Kami berharap bisa menerima barang secepat mungkin.
Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Jakarta, 03 Maret 2019
Hormat kami,
CV Cahaya Timur
2. Contoh Surat Tidak Resmi
Bondowoso, 07 April 2019
Kepada
Yth. Bapak/Ibu Guru Wali Kelas VIIA
SMP Teladan
Dengan hormat,
Bersama surat ini, saya selaku orang tua dari:
Nama : Riana Amelia
Kelas : VII A
memberitahukan bahwa anak saya tersebut pada hari ini, Selasa, 07 April 2019, tidak dapat mengikuti pelajaran seperti biasa dikarenakan sedang sakit. Oleh karena itu, kami memohon kepada Bapak/Ibu Guru Wali Kelas VII A untuk memberikan izin.
Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat saya,
Rahmat Santosa
Contoh Surat Resmi OSIS’
OSIS SMAN 6 Bogor
Jl. Sholeh Iskandar no.99
Telp.(0251) 455689
Bogor, 10 Oktober 2018
Nomor : 45/SMAN-6/X/2018
Lampiran : –
Perihal : Pengumuman
Kepada
Yth.Bapak/Ibu Orang tua/Wali Murid
Di tempat
Assalamualaikum wr.wb
Sehubungan dengan kegiatan alih jabatan anggota OSIS dari periode 2016-2017. Kami penanggung jawab OSIS mengundang bapak/ibu dalam acara yang dilakukan pada:
Hari , tanggal : Rabu,15 Oktober 2017
Tempat : Auditorium SMAN 6 Bogor
Waktu : 10.00–Selesai
Melihat pentingnya acara ini, kami mohon kehadiran bapak/ibu tepat waktu. Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum wr.wb
Penanggung Jawab
Ahmad Andik Haryanto
Contoh Surat Resmi Sekolah Dasar
Pemerintah Provinsi Jawa Barat
Dinas Pendidikan Sekolah Dasar Negeri 011 Cijahe Kota Bogor
Jl.Cijahe No. 052 Telp.(0251)556-345436
Bogor, 20 September 2019
Nomor : 199/SDN011/IX/2019
Lampiran : –
Perihal : Pemberitahuan
Yth. Orang Tua/Wali Murid
SD Negeri 011 Cijahe
Bogor
Assalamualaikum wr.wb
Sehubungan dengan rencana kegiatan perkemahan Pramuka SD Negeri 011 Cijahe untuk murid-murid kelas 5 dan 6, maka kami mengundang orang tua murid untuk hadir pada:
Hari/Tanggal : Senin, 23 September 2019
Tempat : Aula SD Negeri 011 Cijahe
Acara : Rapat Persiapan kegiatan perkemahan Pramuka SD Negeri 011 Cijahe
Mengingat pentingnya acara tersebut, dimohon kehadiran orang tua murid tepat pada waktunya. Demikian undangan ini kami sampaikan, atas kehadiran dan partisipasinya kami ucapkan terima kasih.
Wassalamualaikum wr.wb
Hormat Kami,
Kepala SDN 011 Cijahe
Sulaiman Ibrahim, M. Pd
Contoh Surat Resmi Pemberitahuan
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI, DAN PENDIDIKAN TINGGI
JL. H.O.S. Cokroaminoto No. 50 Jakarta 10270
Tlp. (021) 34608433, Fax. (021) 34608433
Jakarta, 20 Desember 2018
Nomor : 2705/E6.4/XII/2018
Lampiran : 1 (Satu)
Hal : Undangan Workshop Peningkatan Kompetensi Dosen
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Dosen Strata I KOPERTIS Wilayah
Di tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka sosalisasi Permendikbud No. 83 Tahun 2013 tentang Sertifikat Kompetensi dan Permendikbud N0. 84 Tahun 2013 tentang Pengangkatan Dosen Tetap Non-PNS pada Dosen Tetap PTS, maka salah satu rangkaian penerapannya adalah upaya peningkatan profesi dosen sebagai pendidik dan ilmuwan yang profesional dengan tugas mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan. Selain itu, juga dilakukan upaya pengembangan keterampilan dalam menjabarkan kurikulum pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Sehubungan dengan hal tersebut, Kemenristekdikti akan menyelenggarakan “Workshop Peningkatan Kompetensi Dosen Tetap Non-PNS Tahun Akademik 2018/2019” (sambutan akan diberikan oleh Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi) dengan anggaran yang berasal dari Dana Hibah Pendidikan Kemenristekdikti.
Workshop akan diadakan pada:
Hari/Tanggal : Rabu, 23 Desember 2018
Waktu : Pukul 08.00 s/d 16.00 WIB
Tempat : Hotel Indonesia, Jakarta
Konfirmasi peserta dapat dilakukan melalui telepon di nomor 0853 1143 4623.
Demikian untuk menjadi perhatian, dan atas kerja sama yang baik, diucapkan terima kasih.
Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi
Ketua Panitia Workshop
Sudirman Sudirja, MSc.
Tembusan Yth.:
- Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tingggi
- Arsip
Contoh Surat Resmi Dinas
SMA GENERASI HARAPAN
Jalan Jalak Harupat No. 10 Bogor
Telepon (0251) 3406598
Bogor, 12 Maret 2019
Nomor : 45/SKP-TB/Kepsek/III/2019
Perihal : Undangan
Lampiran : —–
Yth. Orang Tua/Wali Murid
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami mengundang orang tua/wali murid dalam rangka sosialisasi kegiatan ekstrakurikuler yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Rabu, 20 Maret 2019
Pukul : 08.00 WIB–selesai
Tempat : Aula SMA Generasi Harapan Bogor
Kami mengharapkan orang tua/wali murid hadir tepat waktu. Atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami
Gugum Gumbira. S.Pd., M.Pd.
Kepala Sekolah
Contoh Surat Resmi Permohonan
PT. TAMAN HIJAU
Jl. Pasar Ular No 1 Bekasi
Telp. 1234567890 Fax. 123456789
Bekasi, 23 Juni 2019
Nomor : 22/PTMB/VI/2019
Lampiran : –
Hal : Permohonan Kerja Sama
Dengan hormat,
Berdasarkan surat penawaran yang kami terima, maka bersama surat ini, kami dari PT. Taman Hijau bermaksud mengajukan permohonan kerja sama dengan PT. Permai Asri dalam hal distribusi produk alat-alat pertamanan dan jasa perawatan taman.
Untuk itu, kami mohon kesediaan PT. Permai Asri untuk memberikan penjelasan lebih lanjut tentang produk dan sistem kerja samanya.
Demikianlah surat permohonan ini kami buat, atas perhatian dan tanggapannya kami ucapkan terimakasih.
Hormat Kami,
Sujono Martono
Direktur PT Taman Hijau
Surat resmi akan selalu dibutuhkan untuk berbagai keperluan. Untuk itu, penting bagi para pengelola perusahaan atau pegawai instansi dan lembaga pendidikan untuk mengetahui seluk-beluk tentang surat resmi. Semoga artikel tentang contoh surat resmi ini membantu Anda dalam membuat surat sejenis.