Contoh Surat Undangan – Surat undangan rapat merupakan salah satu jenis surat yang sering ditemui dalam kehidupan sehari-hari, baik di lingkungan kantor, rumah, atau sekolah. Namun, banyak orang yang belum memahami cara membuat undangan rapat yang baik dan benar.
Untuk itu, tulisan ini akan membahas pengertian dan bagian-bagian yang harus ada di dalam surat undangan rapat. Beberapa contoh undangan rapat juga disertakan dalam tulisan ini untuk mempermudah siapa saja dalam membuat surat undangan rapat untuk berbagai keperluan.
Pengertian Surat Undangan
Surat undangan adalah surat yang dibuat dengan tujuan mengajak seseorang atau pihak lain untuk menghadiri acara tertentu, baik acara formal maupun nonformal. Oleh karena itu, surat undangan pun dibedakan menjadi dua, yaitu surat undangan resmi dan tidak resmi.
1. Surat Undangan Resmi
Surat undangan resmi adalah surat undangan yang dikeluarkan oleh sebuah lembaga dan ditujukan kepada perorangan atau lembaga lain. Karena dibuat oleh lembaga, surat undangan resmi harus dibuat dalam bahasa formal dan mengikuti kaidah yang berlaku.
Ada beberapa ciri surat undangan resmi, yaitu
- memiliki kepala atau kop surat di bagian paling atas yang menyebutkan pihak yang mengeluarkan undangan;
- mencantumkan nomor, lampiran, serta perihal, tanggal, dan alamat tujuan;
- menggunakan bahasa formal dan kalimat baku dengan kaidah sesuai KBBI dan PUEBI;
- menggunakan kalimat yang singkat, padat, efektif, serta mudah dimengerti;
- tidak menggunakan kalimat yang implisit; serta
- memuat tanda tangan dan stempel lembaga yang membuat surat (jika diperlukan).
Surat undangan resmi memiliki beberapa fungsi, yaitu
- sebagai sarana informasi atau pemberitahuan tentang hal-hal tertentu yang disampaikan oleh pihak pengundang kepada pihak yang diundang, misalnya tentang pelaksanaan sebuah rapat;
- sebagai bukti autentik dalam bentuk dokumen yang isinya dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan;
- sebagai alat pengingat bagi si penerima surat undangan, baik perorangan, organisasi, maupun lembaga, sehingga perlu didokumentasikan agar dapat digunakan sebagai data di kemudian hari; serta
- sebagai bukti historis dan bukti kronologis.
Meskipun saat ini sudah ada fasilitas teknologi seperti e-mail (surat elektronik) atau lainnya, peran surat resmi dalam bentuk print out masih tetap diperlukan untuk keperluan tertentu.
2. Surat Undangan Tidak Resmi
Surat undangan tidak resmi adalah surat undangan yang ditulis oleh individu yang ditujukan kepada orang atau pihak lain untuk menghadiri sebuah acara.
Biasanya, surat undangan tidak resmi dibuat untuk mengajak seseorang menghadiri acara yang sifatnya pribadi, seperti resepsi pernikahan, khitanan, atau syukuran.
Dari segi penulisan, tentu saja surat undangan tak resmi memiliki aturan yang tidak sekaku dan seketat surat resmi. Kalimat-kalimat dalam undangan tidak resmi lebih luwes dan tidak terlalu dibatasi, tetapi tetap menjaga adab dan sopan santun.
Meskipun ditulis dengan bahasa nonformal, hal-hal penting dalam sebuah surat undangan tidak resmi tetap harus dicantumkan dengan jelas, yaitu nama serta alamat pengirim dan penerima, juga hari, tanggal, waktu, dan tempat acara akan diselenggarakan.
Bagian-Bagian dalam Surat Undangan Rapat
Salah satu contoh surat undangan resmi adalah surat undangan rapat. Surat ini sering dibuat oleh perusahaan, instansi pemerintah, lembaga, atau organisasi. Tujuan dikirimkannya surat ini adalah agar pihak yang diundang datang pada waktu, tempat, acara, atau keperluan yang disebutkan dalam surat.
Karena merupakan surat resmi, surat undangan rapat harus dibuat dengan mengikuti kaidah yang benar. Surat undangan rapat yang baik harus memuat bagian-bagian surat sebagai berikut.
1. Kepala/Kop Surat
Kepala atau Kop surat terletak pada bagian paling atas sebuah surat undangan rapat resmi dan memuat informasi mengenai pihak pengirim surat. Bagian kepala surat terdiri dari nama dan logo/lambang lembaga, alamat, nomor telepon, serta alamat surel dan website resmi lembaga (jika ada).
2. Nama Kota dan Tanggal Surat
Bagian nama kota dan tanggal surat bertujuan untuk memberikan informasi kepada pihak penerima undangan mengenai tempat dan waktu surat tersebut dibuat. Nama kota dan tanggal surat dicantumkan di bawah kop surat sebelah kanan, tetapi ada juga yang mencantumkannya di bagian akhir surat.
Adapun cara penulisan tempat dan tanggal surat yang benar adalah dimulai dari nama kabupaten/kota dan diikuti tanggal, bulan, dan tahun seperti contoh berikut ini.
- Jakarta, 15 Agustus 2019
- Malang, 6 April 2017
- Pekanbaru, 19 Oktober 2018
3. Nomor Surat
Di dalam sebuah surat resmi, khususnya yang dibuat oleh lembaga, instansi pemerintah, perusahaan, atau organisasi resmi yang terdaftar, biasanya ada nomor surat yang dicantumkan. Nomor surat berfungsi untuk mempermudah pengarsipan.
Setiap lembaga memiliki tata cara sendiri dalam menuliskan nomor surat, tetapi biasanya meliputi nomor urut penulisan surat, kode surat, singkatan identitas lembaga/perusahaan/organisasi, serta bulan dan tahun penulisan surat.
Untuk surat berperihal, nomor surat dicantumkan di sebelah kiri atas kertas di baris setelah tempat dan tanggal surat. Sementara itu, pada surat yang memakai judul, nomor surat ditulis di bawah judul. Contoh penulisan nomor surat, misalnya 067/UND/CVMA/07/11/2018 atau 169/BMT/VII/2019
4. Lampiran
Bagian “Lampiran” merupakan penjelas yang menginformasikan bahwa ada berkas yang disertakan dalam surat undangan rapat tersebut. Lampiran ditulis dengan menyebutkan jumlah lembar, eksemplar, atau jumlah berkasnya, bisa dengan angka maupun huruf.
5. Perihal
Bagian perihal berfungsi untuk memberikan petunjuk kepada penerima surat undangan tentang keperluan dan isi pokok surat secara ringkas.
6. Alamat Tujuan
Dalam surat undangan rapat, terdapat dua alamat tujuan, yaitu yang dicantumkan di sampul surat dan alamat yang ditulis di bagian dalam surat. Alamat pada sampul surat harus ditulis lengkap, sedangkan di bagian dalam cukup sebagian saja.
Tujuan surat bisa menggunakan kata “Yth.” yang merupakan kependekan dari “yang terhormat” untuk menghormati pihak yang dikirimi surat atau bisa juga menggunakan sebutan Bapak, Ibu, atau Sdr. (saudara) yang diikuti nama orang yang dituju.
Contoh penulisan alamat tujuan surat:
Yth. Direktur PT Panca Kelola Investama
Jalan Pondok Indah No. 56
Jakarta Selatan
7. Salam Pembuka
Salam pembuka berfungsi untuk membuka pembicaraan dalam surat sebagai bentuk adab sopan santun dalam berkomunikasi. Salam pembuka berisi sapaan umum yang biasa digunakan, diawali huruf kapital dan diakhiri tanda koma.
Contoh salam pembuka yang sering digunakan adalah “Dengan hormat,” “Assalaamualaikum wr. wb.,”. Salam pembuka juga bisa ditulis dengan sapaan khas yang biasa digunakan di lingkungan lembaga/organisasi tersebut, misalnya “Salam Sehat” atau “Salam Lestari”.
8. Isi Surat
Bagian inilah yang merupakan bagian terpenting karena berisi inti dari surat undangan yang dikirimkan. Isi surat memuat semua hal yang perlu disampakan kepada penerima surat dan terdiri dari tiga bagian, yaitu pembuka, isi, dan penutup.
Bagian pembuka berisi pengantar agar penerima surat mengetahui pokok masalah dalam surat. Bagian isi berisi maksud dan tujuan utama pengiriman surat meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan agenda rapat. Bagian penutup berisi penegasan, harapan, atau ucapan terima kasih kepada penerima surat.
9. Salam Penutup
Salam penutup digunakan sebagai ucapan salam akhir untuk menunjukkan kesantunan dalam berkirim surat. Contoh salam penutup yang sering digunakan dalam surat undangan rapat adalah “Hormat kami,” atau “Wassalaamualaikum wr. wb.”
10. Nama dan Tanda Tangan Pengirim
Nama dan tanda tangan pengirim harus dicantumkan di dalam surat dan terletak pada bagian bawah. Nama yang dicantumkan harus nama lengkap atau nama jelas dari pengirim, biasanya pemimpin lembaga/organisasi atau orang yang bertanggungjawab pada pengiriman surat tersebut.
11. Tembusan
Tembusan perlu dibuat jika surat undangan tersebut perlu diketahui pihak lain yang juga berhak mendapatkan surat tersebut.
Contoh Surat Undangan Rapat Resmi
LEMBAGA PENDIDIKAN BINA PRESTASI
Jalan Bambu Kuning No. 45 Jakarta Selatan
Telp. (021) 8446121/8446122
Nomor : 023/UND/LPBP/2019
Lampiran : –
Perihal : Undangan Penetapan Jadwal Belajar-Mengajar
Yth.
Bapak Drs. Erfan Setiawan, M.Sc
Kepala Departemen Kurikulum dan Silabus
Lembaga Pendidikan Bina Prestasi
Jl. Bambu Kuning No. 45
Jakarta Selatan
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya rapat dinas, kami mengharapkan kehadiran Bapak pada kegiatan tersebut yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal : Rabu, 15 Mei 2019
Waktu : 09.00–12.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Lembaga Pendidikan Bina Prestasi
Agenda Rapat : Penetapan Jadwal Belajar-Mengajar Tahun Ajaran 2019/2020
Demikian surat undangan ini kami sampaikan dan untuk menunjang kelancaran acara tersebut, para peserta rapat diharapkan membawa laptop dan alat tulis. Kami ucapkan terima kasih atas perhatian dan kerja sama Bapak.
Jakarta, 09 Mei 2019
Mengetahui
Lembaga Pendidikan Bina Prestasi
Ir. Sulaiman, M.Sc.
Direktur Utama
Contoh Surat Undangan Rapat RT
PEMERINTAH KABUPATEN BANTUL
KECAMATAN BANGUNTAPAN – DESA TAMANAN
RT.03/RW.10 DUKUH GLAGAHKIDUL
Nomor : 007/RT.01/IV/2017
Lampiran : –
Perihal : Undangan Rapat Pengurus RT dan Warga
Yth.
Bapak/Ibu Warga RT.03/RW.10 Dukuh Glagahkidul
di Tempat
Assalaamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,
Segala puja dan puji kita panjatkan kepada Allah Swt. yang telah mencurahkan rahmat-Nya kepada kita semua. Salam dan salawat kita haturkan pada Rasulullah saw. beserta para sahabatnya.
Sehubungan dengan rencana adanya program kerja tambahan RT.03/RW.10 Dukuh Glagahkidul, kami mengundang seluruh warga RT.01 untuk menghadiri rapat pada:
Hari/Tanggal : Minggu, 12 Apri 2017
Waktu : 19.30 WIB
Tempat : Rumah Ketua RT.01
Agenda Rapat : 1. Evaluasi Kinerja Pengurus
2. Laporan Keuangan
3. Perencanaan dan Penetapan Program Tambahan
Demikian undangan ini kami sampaikan, dimohon agar Bapak/Ibu hadir tepat pada waktunya. Atas kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Wassalaamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.
Hormat kami,
Ketua RT.01 Sekretaris
Sugiyono Hadi Wiseso
Contoh Surat Undangan Rapat Perusahaan
PT PERTIWI MULIA
Jl. Jenderal Sudirman No. 31 Padang, Sumatra Barat
Nomor Telepon/Fax : 0751-99323434 / 0751-434392908
E-mail: pertiwimulia@gmail.com
Padang, 3 Juli 2019
Nomor : 012/URP/PM/VII/2019
Lampiran : –
Perihal : Undangan Rapat Evaluasi Kinerja Perusahaan
Yth.
Bapak Aditya Oemar, S.E.
Direktur Keuangan PT Pertiwi Mulia
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya evaluasi kinerja tahunan perusahaan PT Pertiwi Mulia, kami mengundang Bapak untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 8 Juli 2019
Waktu : 08.00–12.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Utama PT Pertiwi Mulia
Demikian surat ini kami sampaikan, mengingat pentingnya rapat ini, kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak.
Atas perhatian dan kedatangannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ir. Rizal Koto, M.T., M.Sc.
Direktur PT Pertiwi Mulia
Contoh Surat Undangan Rapat Karang Taruna
KARANG TARUNA DESA RANDUSARI
Alamat: Desa Randusari, Kecamatan Gadingrejo, Kabupaten Pasuruan, Jawa Timur
SURAT UNDANGAN RAPAT KARANG TARUNA
Pasuruan, 3 Juli 2019
Lampiran : –
Perihal : Pembahasan Acara Peringatan HUT RI
Yth.
………………………………
di Tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami mengharapkan kehadiran teman-teman semua pada:
Hari/Tanggal : Sabtu, 3 Agustus 2019
Waktu : 19.30–21.00 WIB
Tempat : Rumah Bapak Kepala Desa Randusari
Acara : Pembahasan acara peringatan HUT RI
Besar harapan kami, teman-teman dapat menghadiri acara tersebut. Demikian surat ini kami buat, atas perhatian dan kedatangannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ilham Ardianto
Ketua Karang Taruna Desa Randusari
Contoh Surat Undangan Rapat Sekolah
PEMERINTAH KOTA BANDA ACEHDINAS PENDIDIKANSEKOLAH MENENGAH PERTAMA NEGERI 3 BANDA ACEH
Jl. Teuku Lamu No. 1, Neusu Jaya, Kecamatan Baiturrahman, Kota Banda Aceh, Aceh 23116
Nomor : 054/KEPSEK/SMPN2/V/2019
Lampiran : –
Perihal : Undangan Rapat Kenaikan Kelas
Yth. Bapak/Ibu Dewan Guru
SMP Negeri 3 Banda Aceh
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan telah berakhirnya ujian semester genap Tahun Ajaran 2018/2019, maka melalui surat ini, kami mengundang Bapak/Ibu Dewan Guru untuk hadir pada rapat kenaikan kelas yang akan diadakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 20 Mei 2019
Waktu : 08.00–12.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat Guru SMP Negeri 3 Banda Aceh
Mengingat acara ini sangat penting, kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu. Atas perhatian dan kedatangannya, kami ucapkan terima kasih.
Banda Aceh, 13 Mei 2019
Kepala Sekolah SMP Negeri 3 Banda Aceh
Drs. Teuku Fachri, M.Sc.
Contoh Surat Undangan Rapat Desa
PEMERINTAH KABUPATEN LUWU TIMURKECAMATAN MANGKUTANA, DESA BALAI KEMBANG
Jl. Cendana Putih No. 4 Desa Balai Kembang, Kecamatan Mangkutana
Balai Kembang, 05 September 2018
Nomor : 001/Ds/.2001/IX/2018
Perihal : Rapat Koordinasi (Rakor)
Yth. Bapak/Ibu …………………….
di Tempat
Assalaamualaikum wr. wb.,
Segala puji bagi Allah Swt. yang telah mencurahkan rahmat dan taufik-Nya kepada kita semua. Salawat dan salam kita sampaikan kepadaa Nabi Muhammad saw. beserta para sahabatnya.
Melalui surat ini, kami mengundang Bapak/Ibu dalam acara Rapat Koordiasi Tingkat Desa yang insyaallah akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 9 September 2018
Waktu : 13.00–15.00 WITA
Tempat : Kantor Desa Balai Kembang
Demikian undangan ini kami sampaikan, dimohon agar Bapak/Ibu hadir tepat pada waktunya. Atas kehadiran Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Wssalaamualaikum wr. wb.
Kepala Desa Balai Kembang
Ambo Wellang
Tembusan disampaikan kepada:
1. Yth. Camat Mangkutana
2. Yth. Ketua BPD Balai Kembang
Contoh Surat Undangan Rapat Wali Murid
TK KUNTUM CERIA
Jl. Cijahe No. 12 Bogor, Jawa Barat
Nomor Telepon: (0251) 5857340
Bogor, 19 Agustus 2019
Nomor : 005/KC/VIII/2019
Lampiran : –
Perihal : Undangan Pertemuan Wali Murid
Yth.
Orang Tua/Wali Murid TK Kuntum Ceria
di Tempat
Dengan hormat,
Segala puji bagi Allah Swt. atas rahmat dan hidayahnya kepada kita semua sehingga kita senantiasa dalam keadaan sehat wal afiat. Salam dan salawat kita sampaikan kepada junjungan kita, Rasulullah saw.
Berkenaan dengan akan dilaksanakannya kegiatan kunjungan ke Taman Safari, Cisarua, Puncak, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri pertemuan wali murid yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Sabtu, 28 Agustus 2019
Waktu : 08.00–10.00 WIB
Tempat : Ruang Kelas B2 TK Kuntum Ceria
Mengingat pentingnya acara ini, kami sangat mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu sekalian.
Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Eliza Novara, S.Pd
Kepala Sekolah TK Kuncup Ceria
Contoh Surat Undangan Rapat Dinas
DINAS PERINDUSTRIAN DAN PERDAGANGAN KABUPATEN HULU SUNGAI SELATAN PROVINSI KALIMANTAN SELATAN
JL. Sukarno-Hatta No. 1–3 Kandangan Kota, Kabupaten Hulu Sungai Selatan
Kalimantan Selatan 71211
Telp. (0517) 67239405
Nomor : 195/UR/DISPERINDAG/II/2020
Lampiran : –
Perihal : Rapat Persiapan Pameran Perdagangan Kalsel 2020
Yth.
Bapak Arifin Akhyar, S.E., M.Sc.
Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Hulu Sungai Selatan
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diadakannya Pameran Perdagangan Provinsi Kalimantan Selatan Tahun 2020, kami bermaksud mengundang Bapak untuk menghadiri rapat yang akan diadakan pada:
Hari/Tanggal : Senin, 6 Februari 2020
Waktu : 08.00–12.00 WITA
Tempat : Ruang Aula 1 Kantor Bupati Hulu Sungai Selatan
Acara : Persiapan pelaksanaan Pameran Perdagangan Provinsi Kalimantan Selatan 2020
Atas perhatiannya dan kehadiran Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat Kami,
Ketua Penyelenggara
Firman Setia, S.E.
Contoh Surat Undangan Rapat OSIS
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
SMAIT Insan Kamil Bekasi
Jl. R.A. Kartini No. 8, Kota Baru, Bekasi, Jawa Barat 17133
Telp. (021) 4235154
Bandung, 18 Februari 2020
Nomor : 015/OSIS/SMAIT-IK/II/2019
Lampiran : –
Perihal : Undangan Rapat OSIS
Yth.
Pengurus OSIS SMAIT Insan Kamil Bekasi Periode 2018/2019
di Tempat
Assalaamualaikum warahmatullahi wabarakatuh,
Sehubungan dengan semakin dekatnya acara perpisahan murid kelas XII, kami mengundang seluruh pengurus OSIS untuk menghadiri rapat persiapan dan pembentukan kepanitiaan. Rapat tersebut akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal : Rabu, 20 Februari 2020
Waktu : 13.00–15.00 WIB
Tempat : Sekretariat OSIS SMAIT Insan Kamil Bekasi
Agenda : Pembentukan Panitia Perpisahan Kelas XII
Demikian surat undangan ini kami buat. Kami berharap, seluruh pengurus OSIS dapat hadir tepat waktu. Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.
Wassalaamualaikum warahmatullahi wabarakatuh.
Mengetahui,
Ketua OSIS SMAIT Insan Kamil Bekasi Pembina OSIS SMAIT Insan Kamil Bekasi
Fikri Ramadhan Drs. Ahmad Sutedja
Contoh Surat Undangan Rapat Organisasi
KOMUNITAS PENCINTA LINGKUNGAN
“LESTARI”
Sekretariat: Jl. Raya Telaga Sari No. 214 Cilacap
Telp. 0812-1768-0934
Cilacap, 4 Maret 2020
Nomor : 007/LESTARI/INT/III/2020
Lampiran : –
Perihal : Undangan Rapat Evaluasi Bulanan
Yth.
Seluruh Pengurus Komunitas Pencinta Lingkungan LESTARI
di Tempat
Salam LESTARI,
Sehubungan dengan akan diadakannya rapat rutin bulanan sebagaimana tercantum dalam program kerja pengurus Komunitas Pencinta Lingkungan “LESTARI” periode 2018/2019, maka dengan ini, kami mengundang seluruh jajaran pengurus untuk hadir pada:
Hari/Tanggal : Senin, 11 Maret 2020
Waktu : 08.00–12.00 WIB
Tempat : Sekretariat Komunitas Pencinta Lingkungan “LESTARI”
Agenda : Rapat Evaluasi Bulanan
Demikian undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerja sama rekan-rekan, kami ucapkan terima kasih.
Ketua Pelaksana Harian
Komunitas Pencinta Lingkungan “LESTARI”
Rizka Widyawati
Contoh-contoh surat undangan rapat di atas bisa Anda gunakan sebagai acuan dalam membuat surat undangan rapat yang resmi. Anda tinggal menyesuaikan bagian-bagian surat dengan jenis surat yang akan dibuat. Semoga bermanfaat.
