PENGERTIAN ADMINISTRASI: Fungsi, Tujuan, Ciri-Ciri & Jenis Jenis Administrasi

Pengertian Administrasi – Adminsitrasi memegang peranan penting dalam tatanan sebuah kelompok atau organisasi. Tanpa administrasi, suatu organisasi tak akan berjalan dengan baik dan lancar karena pendokumentasian berkas maupun aturan menjadi tidak beraturan.

Berikut adalah beberapa hal penting yang dapat memberi Anda gambaran lebih luas mengenai administrasi dan peran pentingnya bagi organisasi.

Pengertian Administrasi

Pengertian Administrasi
kalimat.id

Administrasi adalah suatu bentuk upaya dan aktivitas yang ada kaitannya dengan aturan atau kebijakan supaya suatu kelompok atau organisasi mampu mencapai target dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Sedangkan dalam konteks yang lebih sempit, administrasi memiliki pengertian sebagai bentuk aktivitas atau perilaku yang di dalamnya ada kegiatan mencatat, mengelola surat, pembukuan sederhana, dan segala hal yang menyangkut teknis ketatausahaan.

Dalam pengertian yang lebih luas, administrasi dapat diartikan sebagai proses kerja sama yang dilakukan antara dua orang atau lebih untuk tercapainya target yang telah ditetapkan dengan menggunakan sarana dan prasarana yang ada demi menunjang aktivitas tersebut.

Dari pengertian tersebut, ada tiga hal yang Anda ketahui tentang administrasi.

  1. Administrasi bisa dikategorikan sebagai seni karena administrasi memerlukan strategi khusus dan spesifik yang disesuaikan dengan kondisi dan situasi.
  2. Administrasi juga bisa dikategorikan sebagai proses, karena dalam penerapannya, administrasi tak bisa dipisahkan dari kelangsungan hidup organisasi. Proses pendokumentasian segala arsip, surat, dan hal teknis lainnya berada di tangan administrasi.
  3. Administrasi itu sendiri telah ada sejak awal munculnya peradaban manusia di mana suatu kelompok atau organisasi ingin mencapai suatu tujuan spesifik tertentu.

Menurut S.P. Siagiaan (1985), administrasi adalah seluruh proses kerja sama yang terjadi antara dua orang atau lebih berdasarkan alasan rasional tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya.

Sedangkan menurut Parajudi Atmosudirjo (1975), administrasi merupakan penggerak dan pengendali dalam suatu kelompok yang menjalankan roda kelompok tersebut agar dapat berjalan ke arah tercapainya tujuan tertentu.

Tugas Administrasi

Tugas Administrasi
mec.co.id

Secara spesifik, petugas administrasi memiliki beberapa tugas dan tanggung jawab yang relatif tidak jauh berbeda di setiap organisasi, yaitu sebagai berikut.

1. Menerima Panggilan Telepon yang Masuk

Salah satu tugas utama seorang admin yang paling sering ditemukan adalah mengurus komunikasi melalui telepon untuk anggota, baik di tingkat manajer maupun karyawan biasa. Urusan komunikasi di telepon ini mencakup menerima dan melakukan panggilan ke luar.

Selain kemampuan mengelola dokumen dengan baik, seorang admin juga perlu memiliki kemampuan komunikasi yang mumpuni.

Karena bertugas untuk menghubungkan kepentingan tim dengan pihak lain, maka admin adalah wajah perusahaan yang menentukan kesan seberapa profesional tim tersebut dan layak untuk diajak kerja sama. Sehingga, tugas ini sangat krusial untuk organisasi.

2. Membuat Agenda Kantor

Berawal dari komunikasi di telepon, tugas selanjutnya adalah mengatur agenda kantor apabila suatu saat ada pihak luar yang ingin melakukan kunjungan atau pimpinan Anda mengharapkan untuk mengadakan rapat atau diskusi bersama pihak lain.

Supaya menemukan jadwal yang cocok antara kedua belah pihak, seorang admin harus mampu secara jeli dan teliti melihat jadwal mana yang kosong serta melakukan negosiasi agenda.

Jadi, pertemuan dapat dilakukan sesuai dengan ketersediaan jadwal masing-masing.

3. Melakukan Entri Data dari Dokumen Perusahaan

Terlepas dari tugas untuk berhubungan dengan pihak luar, salah satu hal yang harus dilakukan oleh seluruh karyawan admin adalah melakukan dan mengelola entri data perusahaan.

Data apa saja yang perlu dikelola tentu sangat kondisional, bergantung dari bidang gerak organisasi Anda atau pun hal-hal situasional yang terjadi di kantor. Beberapa yang umumnya dikerjakan adalah data transaksi, inventaris, dan data klien atau konsumen.

4. Membuat dan Mengelola Arsip Dokumen

Supaya semua data yang telah dimasukkan itu dapat dikelola dengan lebih mudah, seorang admin juga perlu untuk melakukan arsip data. Apabila terorganisasi dengan baik, data tersebut akan mudah dicari dan didapatkan kapan pun dibutuhkan.

Umumnya, setiap perusahaan memiliki standarnya sendiri dalam mengatur arsip yang ada, apakah harus sesuai alfabet atau klasifikasi lainnya. Namun, apa pun itu, semua bertujuan memudahkan pencarian setiap dokumen penting yang ada.

Fungsi Administrasi

Fungsi Administrasi
deweezz.com

Administrasi memegang peranan yang cukup krusial karena berbagai fungsinya yang menentukan keberhasilan organisasi mencapai tujuannya. Fungsi tersebut antara lain sebagai berikut.

1. Planning atau Perencanaan

Perencanaan adalah kegiatan untuk merencanakan sesuatu yang di dalamnya memerlukan aktivitas administrasi, mulai dari mengumpulkan data yang dibutuhkan, mengolah data tersebut untuk dijadikan landasan pengambilan keputusan, hingga rencana ditetapkan.

2. Organizing atau Penyusunan

Kegiatan penyusunan dapat mencakup banyak hal, seperti membangun komunikasi kerja yang baik antaranggota dalam suatu tim atau menyusun standar operasional kerja yang baku untuk diterapkan ke semua anggota.

Namun, semua itu memiliki tujuan yang sama, yaitu tercapainya kesatuan arah dan tujuan bagi setiap anggota tim yang ada.

3. Coordinating atau Pengoordinasian

Koordinasi adalah bagian dari fungsi manajemen yang mengatur beberapa aktivitas supaya dapat berjalan baik serta menghindari adanya potensi konflik, bentrok, maupun kekosongan aktivitas.

Cara pengoordinasian tersebut dengan mengintegrasikan, menyelaraskan, serta menyesuaikan pekerjaan yang dilakukan setiap tingkat karyawan atau anggota tim demi tercapainya tujuan dan target bersama.

4. Reporting atau Pelaporan

Membuat laporan adalah kegiatan yang bertujuan untuk mengemukakan perkembangan atau hasil dari satu aktivitas. Membuat laporan ini bisa dalam bentuk lisan dan atau tulisan, disesuaikan dengan karakteristik organisasi.

Tujuannya adalah supaya para petinggi organisasi memiliki gambaran yang menyeluruh tentang apa yang terjadi di dalam organisasi serta menjadi alat transparansi dan akuntabilitas setiap anggota tim.

5. Budgeting atau Penyusunan Anggaran

Segala bentuk kegiatan merencanakan, mengelola, atau melakukan pembukuan keuangan harus dilakukan secara benar, teliti, dan berkesinambungan. Di sini, administrasi berperan untuk mencatat kondisi keuangan suatu organisasi agar diketahui pejabat terkait.

6. Staffing atau Penempatan

Penempatan sumber daya manusia sesuai dengan alokasi kebutuhan adalah hal krusial yang dikelola oleh administrator. Tahapan yang umum dilakukan adalah merekrut, melatih sesuai dengan keterampilan yang menjadi syarat organisasi, serta melakukan penempatan.

Penempatan tenaga kerja perlu dipersiapkan secara matang agar kemampuan, keahlian, dan keilmuan yang dimiliki oleh seseorang dapat bermanfaat secara maksimal bagi divisi tertentu. Administrator harus mampu mencegah terjadinya kesalahan alokasi karyawan.

7. Directing atau Pengarahan

Proses pengarahan atau pembimbingan adalah aktivitas yang umumnya dimanfaatkan oleh para anggota tim untuk berinteraksi, menyampaikan pesan dan perintah, serta melakukan koordinasi. Tujuannya agar setiap anggota mampu menjalankan fungsinya dengan baik

Tujuan Administrasi

Tujuan Administrasi
satujam.com

Ada beberapa tujuan administrasi yang menjadi landasan mengapa teori ini diterapkan di setiap organisasi. Tujuan-tujuan tersebut:

  1. Supaya suatu entitas organisasi atau usaha mampu melakukan fungsi monitoring yang baik terkait hal administrasi apa yang terjadi di dalam organisasinya;
  2. Supaya pengelola atau pemilik usaha mampu untuk melakukan fungsi evaluasi dari banyak kegiatan yang telah dilakukan oleh organisasi yang dikelolanya;
  3. Supaya baik pemilik dan pengelola usaha maupun para anggota tim mampu menyusun program yang bisa digunakan sebagai sarana untuk mengembangkan organisasi serta mengelolanya menjadi sesuatu yang efektif dan efisien; serta
  4. Supaya pemilik atau pengelola usaha dapat melakukan pengamanan dari kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan di dalam organisasi tersebut.

Melihat tujuan administrasi seperti uraian tersebut, tak berlebihan rasanya apabila sektor administrasi adalah hal yang akan memengaruhi ke arah mana organisasi berjalan. Entah ke arah yang lebih baik atau justru kemunduran, administrasi memegang peranan besar.

Jenis-jenis Administrasi

Jenis-jenis Administrasi
umum-pengertian.blogspot.com

Ilmu administrasi terbagi dalam dua jenis yang berbeda, yaitu administrasi negara dan administrasi bisnis. Perbedaan yang ada pada bidang keilmuan ini terletak pada fokus studi atau objek pembahasannya.

1. Administrasi Negara

Administrasi negara memiliki beragam definisi. Namun, secara umum, administrasi negara dapat dibagi menjadi dua kategori besar. Pertama adalah definisi yang menganggap administrasi negara sebagai aktivitas tata usaha yang terjadi di lingkup lembaga eksekutif.

Definisi kedua adalah yang melihat administrasi negara sebagai ilmu yang dapat diterapkan di seluruh cabang pemerintahan serta hal-hal yang ada kaitannya dengan kepentingan publik.

Ada hubungan timbal balik yang tak bisa dipisahkan antara administrasi negara dan lingkungan sosial sekitar. Dari sekian banyak unsur-unsur yang terjadi dalam lingkungan sosial, unsur budaya adalah unsur yang banyak memengaruhi proses administrasi negara.

2. Administrasi Bisnis

Menurut Prajudi Admosudidjo, terdapat dua pengertian yang terkandung dalam administrasi bisnis atau niaga.

Pertama, administrasi niaga adalah suatu proses yang terjadi pada organisasi niaga atau bisnis yang berorientasi profit, yang umumnya dijalankan oleh direksi perusahaan itu sendiri.

Kedua, administrasi niaga dianggap sebagai aktivitas yang dilakukan demi tercapainya tujuan yang bersifat bisnis dan dalam konteks mengejar keuntungan.

Umumnya, administrasi niaga dilakukan oleh orang yang menjabat sebagai manajer dalam organisasi niaga.

Dari kedua definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa administrasi niaga merupakan suatu proses kerja sama yang dilakukan oleh gabungan orang dengan tujuan sama untuk memperoleh keuntungan atau laba setinggi-tingginya.

Unsur-Unsur Administrasi

Unsur-Unsur Administrasi
soreangonline.com

Menurut The Liang Gie, terdapat delapan unsur dalam administrasi yang wajib ada, yaitu sebagai berikut.

  1. Unsur pertama ini adalah tempat atau wadah di mana kegiatan administrasi dilakukan. Organisasi berisi orang-orang yang bekerja bersama-sama dan menyepakati satu arah dan tujuan yang sama.
  2. Manajemen, sebagai instrumen utama untuk melaksanakan administrasi yang terdapat beberapa fungsi di dalamnya: mengatur, menggerakkan, mengepalai, dan menjadi tenaga operasional. Di dalam manajemen, ada tiga kelompok penting: top management, middle management, dan lower management.
  3. Melalui administrasi, jalur komunikasi resmi dalam suatu organisasi menjadi lebih tertata. Contohnya adalah dengan penggunaan surat, warta, buletin, dan lain-lain yang digunakan sebagai sarana komunikasi lintas divisi atau antarjabatan.
  4. Unsur ini erat kaitannya dengan tenaga kerja. Hal ini karena administrasi juga mengatur proses ketenagakerjaan, mulai dari penerimaan, penempatan, pembagian kerja, hingga pemberhentian kerja.
  5. Bagaimana memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya pasti memerlukan serangkaian berkas-berkas yang harus disiapkan, seperti kontrak kerja, surat, dan arsip lainnya. Di sinilah administrasi memainkan peran pentingnya.
  6. Administrasi juga mengelola segala hal yang berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa, mengatur inventaris, dan menyisir barang yang sudah tak layak pakai untuk menunjang kinerja masing-masing divisi.
  7. Tata usaha, mencakup segala aktivitas yang berkaitan dengan mencatat, menyimpan, dan mengirim surat, berkas, serta dokumen penting lainnya.
  8. Hubungan masyarakat atau public relation. Administrator juga menciptakan berbagai aturan, terutama dalam hal relasi antara publik atau masyarakat sebagai konsumen dengan organisasi secara keseluruhan, agar hubungannya dapat berjalan baik.

Demikian gambaran detail tentang teori administrasi dan informasi mengenai pentingnya sebuah administrasi dalam perusahaan atau organisasi. Semoga bermanfaat.

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *